¿Cómo funciona una oficina virtual?

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oficina virtual

¿Estás comenzando tu propio negocio y necesitas ahorrar dinero en efectivo? ¿Deseas probar las aguas, a veces turbulentas, del mundo de los negocios antes de firmar un contrato de arrendamiento por espacio de oficina u obtener una hipoteca para un edificio? ¿Tu negocio se presta bien para operar en un entorno virtual? ¿Tus empleados están dispuestos a trabajar desde sus casas, automóviles u otros objetivos móviles? ¿Consideras que los beneficios ambientales son motivos suficientes para considerar un espacio de trabajo virtual? Sean cuales sean tus razones, en esta entrada del blog de Oficinas IBS te guiaremos a través de algunas de los situaciones que deberás enfrentar al configurar una oficina virtual, asimismo, entenderás el funcionamiento de esta modalidad novedosa que en oficinas IBS ponemos a tu alcance. ¡Comencemos!

Básicamente, las oficinas virtuales no dependen de ningún espacio único; con la tecnología disponible actualmente, puedes realizar negocios desde casi cualquier sitio, de esta forma puedes laborar en tu hogar o automóvil, en el aeropuerto, incluso en la vía pública. En situaciones típicas, la oficina estará ubicada en el hogar, independientemente de si viajas o no; si este es el caso, entonces necesitas tener una buena configuración, esto incluye un lugar tranquilo y alejado de las distracciones comunes en los hogares, por ejemplo, la televisión, los niños, las labores domésticas, etcétera. Por ello, si deseas que funcione, debes tener disciplina, asimismo, debes hacer de tu oficina un espacio de trabajo designado, ya sea que labores en tu habitación o en la cocina. Te sugerimos que te instales en un lugar donde te guste estar, asimismo, usa la habitación que sea más propicia para trabajar.

Si tu trabajo implica viajar a las ubicaciones de los clientes u otros lugares fuera del hogar, lo aconsejable es considerar comprar una computadora portátil, en lugar de un sistema de escritorio; mediante una computadora portátil siempre tendrás tus archivos a la mano y no pasarás por esos momentos embarazosos, en los que se olvidan documentos importantes. Esto es posible gracias a que básicamente tu oficina estará contigo a donde vayas, mientras que algunas computadoras portátiles pueden parecer un poco incómodas al viajar, existen muchos modelos livianos y potentes. Tan sólo asegúrate de obtener una buena funda de transporte que disponga del espacio suficiente para los documentos impresos.

Si trabajar desde el teclado y la pantalla pequeña de una computadora portátil no te atrae, existen otras soluciones; para hacer que el uso de tu computadora portátil sea más eficiente en tu oficina en casa, puedes configurar una estación de acoplamiento en la que sea posible conectar la computadora portátil. Las estaciones de acoplamiento hacen que sea más fácil disponer de monitor, teclado y mouse estándar, así como impresora, fax, escáner entre otros periféricos siempre enganchados y listos para usarse; al conectar tu computadora portátil a la estación de acoplamiento, podrás usarla como un sistema de escritorio estándar, y no tendrás que preocuparte de transferir o sincronizar archivos a otra computadora (lo cual suele tomar mucho tiempo).

Además del equipo y el software, también necesitarás de un buen teléfono, asimismo, todo ese hardware señalado no servirá de nada si no dispones de una buena conexión a Internet. La mejor apuesta es una conexión de banda ancha, es decir, una tecnología de ancho de banda como DSL, o un cable que te permita enviar y recibir archivos de texto, audio y video a través de una conexión única y sin contratiempos. Si puedes obtener el cable en tu hogar, lo más probable es que también sea posible conseguir un cable módem, así como acceso a Internet; el DSL usa una línea telefónica estándar, pero requiere que el usuario esté ubicado relativamente cerca de la oficina central del proveedor (en algunos casos, de tres a cuatro millas). Te sugerimos consultar con los proveedores locales para ver si el DSL está disponible en tu área; muchos proveedores ofrecen herramientas en línea, las cuales, simplemente requieren que se ingrese un número de teléfono para determinar si el servicio puede estar disponible en su hogar.

Ahora bien, las reuniones con los clientes no siempre pueden tener lugar en el ciberespacio o en la ubicación del cliente; cuando te enfrentes a esta situación, en lugar de que el cliente vaya a tu domicilio (suponiendo que se encuentren en la misma ciudad), busca en centros de negocios que ofrezcan, además de una oficina virtual, una sala que pueda alquilarse por períodos cortos de tiempo. Para que tu negocio obtenga formalidad (algo indispensable para muchos), te recomendamos acudir con una empresa, como Oficinas IBS, que proporcione servicios de recepcionista, correo de voz, correo electrónico entre otras atenciones, junto con acceso de tiempo limitado a oficinas privadas, área de recepción y sala de reuniones, por una tarifa bastante razonable.

Si bien las ventajas de trabajar desde una oficina del tipo virtual pueden parecer obvias (mayor libertad, flexibilidad, y la oportunidad de pasar más tiempo en casa con tus familiares), probablemente haya algunas ventajas más, en las que no has pensado. Por eso te daremos una lista que seguro te ayudará a entender mejor los beneficios implicados:

  • Beneficios ambientales al no conducir un vehículo en tráfico lento, y por ende, no contaminar el aire.
  • Reducción en la congestión del tráfico.
  • Reducción de los niveles de estrés.
  • Se ahorra bastante tiempo al no viajar diariamente a una oficina.
  • Beneficios monetarios por ahorro en gasolina, desgastes del transporte, ropa de negocios y almuerzos fuera de casa.
  • Es posible administrar el tiempo de manera más efectiva.
  • Es posible integrar una mejor dieta y evitar la comida rápida.
  • Oportunidades para realizar ejercicios físicos.
  • Llevar una vida más equilibrada y procurar un ambiente de trabajo más relajante.
  • Mayores oportunidades para contratar a trabajadores de tiempo parcial o por contrato.
  • Expansión laboral así como un número mayor de clientes y empleados al hacer de la ubicación un factor de menor importancia.

¿Requieres de una oficina virtual con todos los servicios que distinguen a las oficinas convencionales? Entonces debes contactarnos, ya que en IBS contamos con las mejores oficinas virtuales, así como servicios íntegros que te ayudarán a optimizar tu negocio, sin necesidad de asistir diariamente a un espacio físico.

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