En la actualidad, cada vez más emprendedores independientes buscan contar con servicios de oficinas virtuales para comenzar a ejercer con sus operaciones, ya que en estas pueden encontrar beneficios que difícilmente tendrán en una oficina propia, y uno de estos beneficios es poder contar con salas de juntas completamente equipadas para realizar reuniones internas, juntas con clientes o utilizarlas como salas para brindar capacitaciones.
Trabajar de forma independiente es una forma muy atractiva para potenciar el desarrollo profesional y personal, pero para darle mayor formalidad se requiere de un espacio físico, en el que se fortalezca la imagen del negocio y la integración de equipos de trabajo; por estas razones es que contar con los servicios de oficinas virtuales es cada vez más valorado por emprendedores y empresas actuales.
Este método de trabajo independiente o freelancing se ha convertido en el preferido de los profesionistas, ya que les permite ejercer y buscar diferentes opciones laborales y económicas, sin la necesidad de pertenecer por completo a una empresa o negocio, lo cual les lleva a trabajar por su cuenta, y con esto planificar mejor sus tiempos, el lugar desde donde van a trabajar, los costos y muchos otros factores más. Para estos profesionales, una oficina virtual es un gran aliado, ya que podrán encontrar diferentes opciones que se adaptan bien a su nueva forma de trabajo.
Además, contar con salas de juntas disponibles dentro de los paquetes contratados, les traerá aún más beneficios para que la seriedad del trabajo no se ponga en duda ni por un momento; algunos de estos beneficios son:
1. Formalidad
Contar con una sala de juntas permite realizar reuniones estratégicas, tanto con el equipo de trabajo, como con los clientes; incluso se pueden rentar únicamente estas salas, por lo que las actividades de los colaboradores pueden llevarse a cabo en otro lugar, ya sea en casa, en una cafetería o desde la universidad, pues muchos estudiantes buscan alternativas para trabajar de forma profesional, o hacer sus prácticas, sin tener que desplazarse a una oficina y cumplir con un horario establecido.
Al visitar las instalaciones, el cliente percibirá mayor formalidad de la empresa, ya que no tiene porqué saber que los colaboradores no realizan sus actividades ahí, además el hecho de contar con instalaciones lujosas y bellas, le da la sensación de éxito, seriedad y sobriedad, por lo que confiarán sus proyectos al emprendedor.
2. Mobiliario tecnológico
En la actualidad, el acceso a Internet permite que las empresas puedan aprovechar el talento de colaboradores aunque no se encuentren en la misma ciudad donde la empresa opera, y al contar con una sala de juntas equipada con mobiliario especial para llevar a cabo juntas con todo el staff se pueden utilizar herramientas digitales para conectarse con ellos e incluirlos en las reuniones.
Con herramientas como Skype, Go To Meeting o Active Collab es posible facilitar todo el proceso del negocio para incluir a los colaboradores, a los clientes o aliados a las reuniones realizadas en la oficina, por lo que tener contacto con varios participantes a una reunión, aunque no todos se encuentren físicamente presentes, es posible.
Trabajar de forma remota no tiene por qué suponer limitaciones en la comunicación.
Por otro lado, al realizarse juntas con los equipos de trabajo, clientes o proveedores, a quienes puede realizarse presentaciones con proyectores o pantallas para enriquecer la reunión y dejar más clara la información presentada.
3. Contar con un espacio para las reuniones
En muchas oficinas de emprendedores, contar con una sala de juntas es apenas un sueño, ya que se requiere de mobiliario, un espacio muy amplio, equipo tecnológico y conexión a internet, factores que no se pueden financiar en todas las oficinas; además en una oficina virtual suele haber servicio de cafetería, con café y bebidas para todos los asistentes, en algunos lugares incluso se cuenta con terrazas, por lo que los asistentes a la reunión se pueden tomar un break para relajarse, despabilarse y recuperar la concentración con una taza de café.
4. Mejor planeación de las juntas
A ningún trabajador le gusta perder medio día de trabajo con reuniones interminables, donde se tocan varios temas y que se pueden realizar varias veces a la semana; al contar con salas de juntas virtuales se puede planear mejor la duración de las reuniones, con lo que los organizadores deben planificar mejor el tiempo disponible para aprovecharlo al máximo y tocar todos los puntos a tratar con la mayor brevedad.
5. Reducción en los costos
Evidentemente el mayor beneficio económico de rentar una oficina virtual es el ahorro de dinero al no tener que ocupar un espacio permanente, pagar una renta fija, salarios de personal de recepción, seguridad ni mantenimiento, y especialmente el ahorro en la adquisición de mobiliario.
Ya que en estas oficinas podemos encontrar diferentes paquetes, es posible pagar únicamente por el tiempo que se necesita, ya sea un par de horas a la semana en la sala de juntas o en las oficinas, por lo cual las empresas pueden destinar solo una parte de su presupuesto a los servicios de renta de oficinas, en los que ya se incluye todo el mobiliario que se necesita para poder operar.
6. Mayor confianza al cliente
Siendo sinceros, los emprendedores que trabajan por su cuenta y llevan a cabo sus actividades desde casa pocas veces dan la confianza necesaria al cliente para que ponga en sus manos los proyectos que necesita, especialmente por temor a no poderles localizar más adelante.
La confianza que se refleje es un punto muy importante para el crecimiento de un negocio, esto cuenta tanto con los clientes como con los colaboradores pues al estar separados por la distancia, pueden no tener una relación tan buena; no limites a tus colaboradores a reuniones en espacios informales y bríndales la posibilidad de acceder a salas de juntas profesionales, donde se sentirán más integrados, valorados por la empresa y orgullosos de trabajar en ella.
Darle mayor formalidad y potencializar el crecimiento de tu negocio es posible con la renta de oficinas virtuales, y en Oficinas IBS encontrarás la mejor opción; visítanos y conoce los paquetes que tenemos para ti.
