Hoy en día, los gastos que ocasiona mantener oficinas físicas pueden superar el presupuesto con el que se cuenta en las empresas, lo que puede ser un gran reto, especialmente si la empresa o negocio apenas está comenzando. Es por eso que aquí les diremos diez cosas que te harán cambiar la percepción que muchas veces se tiene con respecto al tema de la oficina virtual.
Cuando hablamos de oficinas la mayoría de las personas piensa en un despacho común y corriente, con mobiliario, computadoras y empleados viniendo de aquí para allá mientras llevan a cabo sus actividades, sin embargo es un hecho que el futuro ha llegado y que cada vez son más las personas que realizan home-office. Entérense por qué.
1. Economía. Quizás esta sea la principal razón por la que se recurre a la oficina virtual sea la parte del presupuesto con el que una emprendedor o empresario cuenta cuando apena va a comenzar. Los gastos de mantener oficinas físicas pueden ascender a varios miles de pesos, pues son muchos los aspectos que se deben cubrir, tales como:
- Renta/compra. Lo primero que se debe hacer es rentar, o bien si se cuenta con los ingresos, comprar una oficina; los inmuebles céntricos en donde la mayoría de las empresas suelen ubicarse, se encuentran en zonas cuyos costos no son nada bajos, por lo que si se va a rentar es recomendable que se cuente con un dinero que pueda cubrir las rentas por lo menos por un año, mientras el negocio asciende y se coloca para empezar a generar las ganancias suficientes.
- Limpieza. Por supuesto cualquier oficina debe mantenerse limpia y en perfecto estado, ya que además de que con esto se crea un ambiente sano y armónico para poder trabajar, la imagen que se ofrece a clientes y proveedores tiene que ser impecable. Esto ni siquiera debe preocupar cuando se trabaja desde una oficina virtual.
- Servicios. Para poder funcionar en una oficina física, será necesario contratar los servicios que se requieren para poder estar en ella cada día, entre ellos podemos mencionar: teléfono, internet, luz, agua, entre otros que pudieran llegar a ocuparse.
- Transporte. Todos los colaboradores deben gastar para ir diariamente a trabajar a la oficina, incluso hay empresas que por la lejanía de sus oficinas o sucursales deben verse en la necesidad de ofrecer a sus empleados el servicio de transporte, el cual debe correr por cuentan de la compañía que los está contratando.
- Gastos de los colaboradores. Un trabajador que se dirige cada día a trabajar lejos de su casa, debe gastar en pasaje; en ocasiones los colaboradores de las diferentes empresas, llegan incluso a tomar hasta tres diferentes para poder llegar, y lo mismo de regreso a su casa al finalizar la jornada. Otro gasto en el que deben pensar son los alimentos, ropa de trabajo y en algunos casos gasolina si es que se llevan su automóvil, y por supuesto, gastos de estacionamiento, parquímetro o pensión.
2. Traslados. Cuando se trabaja en una oficina virtual, ni colaboradores ni jefes deben preocuparse por este tema, podrán decirle por fin adiós al tema del tráfico durante las mañanas, a los gastos de transporte y a tener que llegar tarde por todos los inconvenientes que pueden presentarse durante el traslado, especialmente en las mañanas, que es la hora a la que todo el mundo intenta llegar a tiempo a sus escuelas y trabajos.
3. Colabores comprometidos. Cuando se tiene a colaboradores a distancia, trabajando, se puede contar con personas de distintos lugares porque el problema de la distancia desaparece por completo, por lo regular las personas que ya han trabajado en modalidad virtual o home-office y tienen experiencia, son personas responsables a las que no se les tiene que estar diciendo continuamente que hagan su trabajo, pues saben hacerlo bien y a tiempo. Además al trabajar de esta manera, ellos rinden más y tienen una mejor calidad de vida, pues pueden equilibrar su vida personal con la laboral, ya que no tienen que pasar varias horas en el tráfico de la ciudad.
4. Tecnología. Con las herramientas tecnologías que hoy en día se tienen tan a la mano, se puede trabajar muy bien desde cualquier dispositivo sin tener que estar en una oficina de manera física, lo que permite que las personas que ya trabajan en esta modalidad puedan cumplir con sus responsabilidades, pero sin desocupar cuestiones personales ni otras actividades que también son importantes para ellos.
5. Alternativas. Aunque la empresa y negocios se opere de manera virtual, siempre habrá la alternativa de rentar oficinas físicas de manera temporal para llevar a cabo juntas de negocios o reuniones importantes, incluso ciertos eventos, y al término de esto, todos los que conforman la empresa pueden volver a sus actividades de siempre y a trabajar como de costumbre.
6. Mantenimiento. Cuando se cuenta con oficinas físicas en algún punto, es indispensable que el inmueble reciba el mantenimiento necesario año con año para que este no se deteriore con el tiempo y con las afectaciones que se dan con los cambio climatológicos, para esto siempre es necesario contratar los servicios de una empresa independiente que tenga la experiencia y el personal adecuado para encargarse de esta tarea.
7. Publicidad. La publicidad como ya se sabe, es necesaria virtual o físicamente, pero lo que sí es cierto es que mantener publicidad en el lugar de trabajo puede ser mucho más costoso que tenerla únicamente por internet o utilizar las redes y medios sociales que se encuentran disponibles.
8. Sueldos. Cuando las oficinas se encuentran alejadas de donde viven los empleados, es necesario contemplar sueldos más elevados para compensar los gastos de traslados y comidas que diariamente deberán hacer.
Como se puede ver, son muchas las diferencias que hay en trabajar en oficinas físicas y virtuales, y aunque pueda ser difícil de imaginar lo cierto es que las oficinas virtuales hoy en día ya son una realidad para muchas empresas y negocios que han tenido excelentes resultados.
Si quieren conocer los detalles o ya están decididos a trabajar bajo esta modalidad, no dejen de contactarnos, porque en Oficinas IBS pueden contar hoy mismo con su oficina virtual. Visiten nuestra página web o nuestras sucursales para que conozcan más sobre los servicios que les ofrecemos.