Existen grandes empresas que tienen un espacio propio donde desarrollar sus reuniones, pero en el caso de las pequeñas empresas suelen optar por rentar salas de juntas u oficinas. En el caso de las salas de reuniones se refiere a una de las áreas clave dentro de un negocio, pues es el espacio donde se llevan a cabo las firmas de contrato, cierres de negocios y lluvias de ideas que encaminan los proyectos de la empresa. Por tanto, se debe disponer de un entorno funcional y agradable para fomentar el diálogo y la comunicación asertiva durante las reuniones establecidas.
¿Qué ventajas aportan las salas de juntas?
Estas son algunas de las ventajas más resaltantes de las salas de juntas:
- Son espacios diseñados para realizar reuniones, mantener conversaciones confidenciales a puerta cerrada, etc.
- Cuenta con ambientes óptimos para que se puedan generar las ideas y se puedan usar diversas herramientas como: rotuladores, videoconferencias, pizarras, mobiliario flexible, entre otros.
- Una sala de juntas ofrece un ambiente tranquilo y sin distracciones, permitiendo que las personas que acuden a este espacio puedan concentrarse.
- Dar una buena impresión ante los socios y clientes, ayuda considerablemente a que la empresa tenga una imagen profesional. Desarrollar reuniones en un ambiente ideal y competente puede generar nuevos clientes y acuerdos estratégicos, consiguiendo de esta manera, el crecimiento de la organización, gracias al potencial de las oficinas virtuales CDMX.
- Gran parte de las salas disponen de una buena conexión a internet. Esta ventaja, facilita notablemente el uso de los dispositivos electrónicos durante las reuniones.
- Cuando se trabaja en un espacio donde se consideran varios aspectos esenciales para el desarrollo de los objetivos de la empresa, como en el caso de la sala de junta, todos los miembros esperan que las reuniones que allí se establecen sean con sentido altamente profesional.
¿Qué debería tener una sala de juntas?
Según el tipo de reunión que se desarrolle en una sala de juntas, dependen los elementos que en ella se encuentran disponibles. En líneas generales, suelen aparecen:
- Mobiliario ergonómico. Mesas imperiales, en escuela o en U.
- Buena conexión a Internet.
- Servicios complementarios.
- Equipos adecuados para una presentación, como en el caso de la pizarra, proyector o portátiles.
- Sistema de videoconferencia. Para aquellas reuniones de tipo semipresencial, es sumamente importante disponer de un sistema adecuado.
- Elementos decorativos.
- Sistema de altavoces y micrófonos, en caso de existir un gran número de participantes.
- Material de oficina, como: cuadernos, buena disposición de enchufes, bolígrafos, adaptadores, entre otros.
Equipamiento de una sala de juntas
Uno de los elementos que también se debe tener presente a la hora rentar salas de juntas, es el equipamiento tecnológico.
- Sistema de audio. Disponer de un sonido adecuado para el tamaño de la sala. Es posible encontrar procesadores digitales, que se usan con el fin de procesar las diversas fuentes de audio de la sala de juntas.
- Adaptadores y contactos. Conforme a las características de la sala, es posible encontrarlas ubicadas en las paredes o mesa de reuniones. A través de estos equipos, se podrá hacer la instalación de las bocinas, computadores o cualquier dispositivo electrónico necesario para las reuniones.
- Las pantallas touch, LED y LCD, así como, el videoWall, son alternativas ideales para las salas, dado que permiten desarrollar una reunión con información en específico haciendo uso de la TV, proyector o cualquier pantalla que se encuentre instalada en la sala de juntas.
- Los terminales wifi y los puntos de acceso a la red también son elementos que deben estar incluidos en la sala. Asimismo, es conveniente tener acceso a un sistema inalámbrico para compartir información desde una laptop, celular o tableta.
- Hay varios sistemas para conseguir el control de cada uno de los equipos audiovisuales de la sala, desde una pantalla táctil. Así, es posible controlar, video, cortinas, audio, aire acondicionado, iluminación, etc., desde la pantalla.
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