Uno de los grandes elementos que se necesitan para sobrevivir en el mundo de los negocios es la capacidad de movilidad y de adaptación. La renta de oficinas virtuales está cobrando cada vez más presencia dentro campo de las bienes raíces.
Ya hemos mencionado en varias ocasiones los grandes beneficios que esta modalidad nos ofrece. Sin embargo para poder echar mano de estos beneficios, a veces es necesario contar con otro tipo de herramientas que maximicen nuestras alternativas.
Muchas veces, cuando optamos por oficinas que no son fijas contamos con colaboradores que no necesariamente se encuentra cerca de nosotros, incluso, en ocasiones trabajan desde otro punto del país.
En este tipo de empresas, se necesitan de herramientas de comunicación que nos permitan mantenernos conectados con todos nuestros colaboradores. La necesidad surge por dos simpes motivos: el primero tiene que ver con la supervisión de las tareas y el segundo con el sentido de la pertenencia a un grupo de trabajo.
Obviamente, necesitamos saber desde nuestras oficias virtuales que el trabajo se está haciendo con exactitud, o enterarnos de los problemas que puedan estar atravesando nuestros colaboradores u otras sedes de nuestra empresa.
Esta es un elemento clave que deben de cumplir todos los conglomerados empresariales. El segundo, el de la pertenencia a un equipo de trabajo es vital para que nuestros colaboradores externos nos devuelvan resultados mucho más eficaces.
Siempre es gratificante pertenecer a un grupo laboral con el que, no sólo puedes colaborar, sino que en un momento difícil te puede respaldar. Es por eso que la excelente comunicación es vital para toda empresa que opere con métodos mucho más móviles de trabajo.
Es por eso que en este artículo le recomendamos cinco aplicaciones sumamente útiles para el trabajo a distancia o para empresas que laboran según el formato de las oficinas virtuales. Mucho de este software puede estar instalado en una computadora, laptop, o dispositivos móviles (celulares, tablets, Ipads).
Con ella no sólo podrá comunicarse todo el tiempo con sus colaboradores en tiempo real sino organizar su trabajo y tener resultados claros de cómo van avanzando cada uno de los proyectos de la empresa.
Otra característica de estos softwares es que la mayoría de ellos son libres, es decir, no hay que pagar una costosa licencia para hacer uso de ellos.
*Evernote Bussines. Evernote comenzó como un software orientado mucho más al ámbito estudiantil o de investigación, pues, básicamente se encargaba de la recolección de notas, links o bibliografías, vídeos u otros recursos que se verían reflejados en algún documento o para coordinar proyectos personales.
Sin embargo ha desarrollado una versión para empresarios que trabaja como un panel en el que se pueden crear grupos de trabajo. Se pueden compartir reportes de la empresa con otros usuarios que formen parte del equipo, asignar actividades, e incluso compartir de manera mucho más eficaz documentos durante una reunión.
También se pueden llevar a cabo actividades administrativas de la empresa. Evernote cuenta con sofisticado sistema de encriptación de datos, por lo que toda la información comercial, financiera o confidencial de la empresa se mantiene a salvo aun cuando se cambie de equipo o por si teme a la fuga de datos.
Sin embargo, para poder acceder a algunos de los elementos más sofisticados hay que pagar por cada uno de los paquetes especiales.
*Trello trabaja por medio de un board o pizarra que contiene una serie de listas, cada una con su función específica. Este software es muy eficaz para el control de proyectos individuales en el cual se puede ir siguiendo su avance en cada una de las tarjetas que la aplicación pone a su disposición.
Pensemos un poco en los post-its que ponemos en nuestros corchos para que todos nuestros empleados lo tengan a la vista y tomen las consideraciones que ahí se indican. Pues esta es la estructura básica de Trello.
Se pueden formar cards para cada proyecto e ir asignando actividades a cada uno de los miembros de los boards, compartir archivos, priorizar las acciones de cada uno de los miembros del equipo e ir eliminando aquellas que ya fueron realizadas.
También se pueden crear recordatorios o enviar alertas al correo electrónico cuando se le ha asignado una tarea a un miembro en específico o cuando está cerca la fecha de entrega.
*Teambox o Redboth es un software que fue desarrollado con una interfaz flexible, esto quiere decir que cualquier empresario puede hacer uso de ella fácilmente. Esto permite que se introducción se extienda en ramas comerciales mucho más amplias.
La plataforma cuenta con unos planes para pequeñas, medianas y grandes empresas. Su interfaz es muy parecida a la de Trello, pues trabaja por medio de Boards pero en esta plataforma hay más libertad y diversidad al momento de crear cada una de las líneas de trabajo.
Además cuenta con un grupo de chat instantáneo y un servicio de video llamadas. El mismo software genera reportes de los avances de cada una de las etapas de los proyectos, y en paquetes más avanzados, una sola cuenta puede contar con varias organizaciones, apto para aquellos multiempresarios que de pronto se pierden en el control de sus múltiples negocios.
*Teamlab es un portal que funciona más como una red social, pero orientada a la gestión de proyectos laborales, sin embargo, dándole un lugar muy importante al sentido de pertenencia de un equipo de trabajo, como ya habíamos mencionado anteriormente.
En esta plataforma no sólo se encuentra la opción del manejo o coordinación de proyectos, sino que se pueden crear blogs en los que cada uno de los departamentos puede colgar noticias importantes para toda la comunidad empresarial.
También se pueden crear foros de discusión en donde pueden participar todos los colaboradores sobre ciertos temas específicos. Incluye la opción de chat interno y la candelarización de todas las actividades empresariales. Este software está enfocado a las pequeñas y medianas empresas.
*Las reuniones en tiempo real son vitales para todos aquellos que tienen oficinas virtuales. En algunas ocasiones no podemos contar con todos los colaboradores en las instalaciones físicas, por lo que necesitamos un servicio que nos permita estar en contacto con ellos durante las reuniones.
Skype podría parecer la opción más razonable, sin embargo también está disponible Join.me, un servicio que se especializa en las reuniones empresariales. Por medio de este servicio se puede obtener una calidad alta de audio, además de tener la opción de grabar cada una de las reuniones.
Uno de los problemas de Skype es que al aumentar la cantidad de participante la llamada puede caerse pero en Join.me se pueden tener hasta 250 participantes en línea.
Con estas aplicaciones su experiencia en la renta de oficinas virtuales será más que satisfactoria. No dude en contactarnos pues contamos con planes sumamente accesibles para los emprendedores de pequeñas y medianas empresas.