Las oficinas virtuales son una excelente opción, dado que muchos estudios realizados en la última década indican que las personas que trabajan desde casa son más productivas y más felices en sus trabajos. Por esta razón, son cada vez más las empresas que optan por este formato de trabajo y adquieren el servicio de oficina virtual. Este tipo de lugares son ideales para empresarios que están constantemente en movimiento o que no tienen una presencia física significativa en las oficinas tradicionales.
Gestionar un negocio desde una oficina virtual puede ahorrarles dinero y darles la flexibilidad que anhelan para operar sus empresas desde cualquier lugar sin depender de una oficina física. Sin embargo, un nuevo método de operación también tiene nuevos desafíos de enfrentarse a un trabajo remoto. A continuación, les hablaremos sobre cuáles son y cómo afrontarlos.
- ¿Qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual es una forma de trabajo remota en el lugar donde se basan su equipo o sus clientes con el uso de comunicaciones basadas en Internet. Pueden elegir administrar sus negocios desde su propia casa o prácticamente en cualquier lugar del mundo. Una oficina virtual suele emplear tecnologías como el escritorio virtual, las reuniones en vivo, Skype y el reenvío de llamadas, lo que permite a los contribuyentes compartir un alcance de capacidades, sin dejar de contar con una dirección física en una zona prestigiosa y disponer de acceso a salas de juntas y otros servicios físicos.
- Retos de operar en una oficina virtual
Con una oficina virtual pueden dirigir sus negocios y administrar sus equipos virtuales desde su propia casa o desde cualquier lugar del mundo, siempre que cuenten con una conexión a internet. Lo mismo sucede con sus empleados y colaboradores, por lo que se enfrentarán a una serie de retos que pueden ser difíciles de solventar en un inicio. A continuación, les comentaremos los más importantes:
- Mantener líneas de comunicación abiertas. Si no se comunican no existen. Las tecnologías modernas ofrecen muchas soluciones para mantenerse conectado. Cuando se trabaja con clientes de forma remota es importante comunicarse de la manera más eficaz posible. Conozcan cómo se comunican sus clientes y trate de usar los métodos que más usan para mantenerse conectados. Además del correo electrónico, hay herramientas como Slack, Zoom, Google Hangouts y Skype. Les recomendamos que implemente líneas tradicionales para las comunicaciones, como el número de fax de la empresa y la dirección de la empresa que alquile la oficina virtual para asegurarse de que no le falten documentos o comunicaciones importantes.
- Construir relaciones con la comunicación verbal. Cuando sea posible realicen un seguimiento de las comunicaciones no verbales, como los correos electrónicos con una llamada telefónica o de voz, esto ayudará a establecer una relación personal y generar confianza. Se recomienda configurar una línea telefónica local para que los clientes puedan contactarlos.
Para conocer otros retos a los cuales se enfrentarán y tener oficinas virtuales en el DF efectivas no se pierdan la siguiente parte de este post y comuníquense a Oficinas IBS donde encontrarán los mejores paquetes para oficinas virtuales.