Cómo elegir la sala de juntas adecuada

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Hay que dejar atrás la idea de que las reuniones por sí mismas aportan algo, cuando se convoca a una es porque realmente será útil para todos los participantes, si no es así simplemente se está haciendo perder el tiempo a los empleados. Al mismo tiempo, deben llevarse a cabo en salas de juntas adecuadas que aporten también un buen ambiente.

Para contar con una sala de reunión profesional, que cuente con el equipo adecuado, tenga un ambiente tranquilo y sea cómoda, vaya con Oficinas IBS. Para que pueda tener esa reunión con ese cliente o su equipo de trabajo, ofrecemos espacios bien habilitados, tanto con mobiliario, equipo y tecnología. Somos una empresa 100% mexicana, dedicada a proveer soluciones integrales e inteligentes para negocios que necesitan un crecimiento constante.

Las reuniones están cambiando y con ello las salas de juntas

Las empresas y, por lo tanto, los trabajadores de hoy están cambiando junto con su manera de trabajar, por lo que la forma en que las reuniones se llevan a cabo ha evolucionado. Es verdad que seguirá hablándose sobre lo que sucede en el negocio, porque es necesario; sin embargo, existen cambios en cómo se analizan los temas.

Uno de los cambios es el trabajo remoto, cada vez más cotidiano, por lo tanto, es necesario hacer reuniones de equipo, pero que aporten valor al trabajo. Lo más común son los espacios híbridos, es decir la combinación de trabajadores remotos que están virtualmente y otros miembros del personal que están físicamente en el espacio de reunión.

Por lo tanto, una sala de reunión debe tener lo necesario para albergar personas en físico y también la tecnología para que puedan conectarse con el resto de manera virtual. Al momento de rentar oficinas virtuales Polanco puede tener acceso a ese servicio. Además, las reuniones se están volviendo o deberían ser menos una conferencia y más un asunto de colaboración entre las personas que están allí y los trabajadores remotos.

Toda la estructura está experimentando una reorganización para adaptarse a nuevas demandas, esto también incluye al mobiliario que se usa dentro de estos espacios, en donde las sillas incómodas y mesas largas se cambian por muebles más ergonómicos y confortables.

Asimismo, la tecnología está impulsando la colaboración productiva, es decir, debe contar con herramientas tecnológicas, equipos que permitan la colaboración y que la participación sea productiva, así como la optimización de los procesos. Todo esto lo puede encontrar con la renta de oficinas dentro de un centro de negocios.

Sin duda debe aprovechar al máximo sus reuniones y asegurarse de que sean un uso productivo del tiempo, además, es importante elegir el espacio adecuado y asegurarse de que se ajuste a los deseos y necesidades de sus objetivos comerciales.

Qué considerar para una sala de juntas ideal

Al elegir salas de juntas debe considerar una serie de factores que le serán de utilidad para estar seguro que el espacio es el perfecto para satisfacer sus necesidades.

En este sentido debe tener claro los motivos por los cuales usará su sala de reuniones, si la usará para todo el equipo presencial, para lo cual requerirá de un espacio grande o solo es para juntas pequeñas, ya que será por equipos específicos dentro de la empresa. También tome en cuenta cómo se siente más cómodo su equipo de trabajo, quizá ellos prefieran colaborar en pequeños grupos o se desarrollen mejor cuando están todos juntos.

Considere si el espacio lo quiere para recibir clientes o solo serán miembros de su personal, al mismo tiempo, es importante considerar la privacidad de la sala, esto sobre todo cuando se están tratando temas confidenciales o importantes para decisiones cruciales de la empresa, quizá no desea que alguien más escuche sus conversaciones. Por lo tanto, vea que tan privada es la sala.

Además, vea si necesita que su equipo de trabajo remoto también se reúna, si cuenta con todo el equipo tecnológico adecuado para que se lleve a cabo la reunión sin contratiempo. Desde un internet veloz, hasta pantallas y equipo de sonido e iluminación.

Cuando tenga ya claro este punto, podrá ver otros aspectos como la ubicación de la sala, el precio y su estructura. Puede rentar una sala por horas, resérvela con anticipación, el proceso de reserva es diferente en cada lugar así que investigue como es en el centro de negocios en el que considera hacerlo. Eso sí, tenga con las restricciones de reserva si es que las tiene.

Por ejemplo, quizá esté disponible solo en momentos específicos durante la semana o existe un límite en la anticipación con la que puede hacer la reserva, tiene un número límite de personas que permiten dentro de la sala, averigüe cuál es. De cualquier forma, lo principal es investigar si el lugar está disponible en las fechas en que lo necesita.

También considere cuál es la política de cancelación del lugar, si existe cierta flexibilidad si en algún momento necesita realizar un cambio en la fecha de su junta, a veces esto ocurre días antes, pero en otros casos, por diversos motivos tiene que hacer cambios de último minuto, vea que procede en estas situaciones.

Para elegir el lugar ideal también cuenta el tipo de reunión que se va a llevar a cabo, siempre podrá considerar opciones como restaurantes u hoteles, pero la verdad rara vez cuentan con todo el equipo necesario para poder desarrollarse adecuadamente. En este sentido, los centros de negocios son espacios especiales, ya que tienen sitios pensados y diseñados exclusivamente para funcionar como salas de reunión.

También considere la accesibilidad para aquellos que asistirán de manera presencial a la reunión, para qué complicarles el traslado, incluso si la ubicación es tranquila o en una zona segura.

También enfóquese en aspectos como la iluminación y la acústica la iluminación adecuada evitará que los asistentes tengan dolores de cabeza y los ayudará a concentrarse. El ambiente en las salas de juntas es importante. La acústica en cuestión evitará que alguien tenga que esforzarse por poder escuchar al que habla, eso cansa.

Ahora ya sabe, necesita rentar salas de juntas que estén bien habilitadas, equipadas y tenga el espacio, mobiliario y ubicación ideal, vaya a Oficinas IBS, además de ofrecer la renta de espacio para oficinas, también tenemos la opción de lugares para reuniones. Escriba un correo electrónico a contacto@oficinasibs.com.mx, estamos la servirle o hable a (800) 700 9393 y (55) 5293 9300 para más información de nuestros servicios y paquetes.

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