¿Cómo preparar reuniones eficaces?

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salas de juntas

La mayoría de los individuos requieren lugares especiales para llevar a cabo sus reuniones con el personal de trabajo, encuentros con socios o clientes, así como el desarrollo de eventos importantes que precisan un espacio de conversación y proposición de metas que permitan el crecimiento del negocio; por esa razón, surge la necesidad de contar con salas de juntas.

Son espacios diseñados para la comunicación entre diferentes personas que se encuentran interesadas en un mismo fin, es por eso por lo que se vincula mayormente con reuniones dirigidas por los miembros de un equipo de trabajo, quienes desean dar a conocer objetivos, estrategias, estadísticas o simplemente dialogar aspectos relevantes acerca de una labor en específico.

Aunque el espacio no se limita por estas labores, porque existe la posibilidad de reunirse con socios para cerrar un trato, decidir una inversión o tomar otras decisiones relevantes en la compañía. Así mismo, podría recibir clientes, otorgar sus servicios o productos, dando a conocer algunas particularidades y beneficios que tendrían al escogerlos.

En pocas palabras, las salas de juntas permiten realizar distintos encuentros dentro de un lugar profesional, el cual cuenta con las herramientas necesarias para llevar a cabo la reunión de una forma práctica, dinámica y comunicativa. De esta manera, es un elemento que no debe faltar en ningún negocio, ni siquiera cuando se encuentran iniciando, porque de ello dependerá la imagen, confianza y crecimiento del emprendimiento.

No obstante, es posible que las personas que recién inician en el mercado se pregunten la forma de implementar una sala de juntas sin tener que rentar un edificio corporativo e invertir sumas de dinero que no poseen en sus bolsillos, porque serían pérdidas significativas que implicaría dejar de lado otras necesidades de su negocio. Por ello, las oficinas virtuales en CDMX son la solución para esos inconvenientes.

Con la renta de este tipo de oficinas, podrá hacer uso de una sala de juntas idónea y capacitada, en donde sus reuniones serán profesionales y obtendrán resultados positivos. No se preocupe por el precio, son alternativas económicas que sólo cobrarán el tiempo que usted requiera el espacio, permitiendo que utilice los servicios que vienen incluidos sin costo adicional, como el internet, mobiliario, electricidad, entre otros.

Le facilitará ganar credibilidad y no tendrá interrupciones por personas que no hacen parte de la reunión, por ejemplo familiares o amigos que le prestaron un local en su hogar, que si bien es gratuito, no le ofrecerá las mismas ventajas que rentar un sitio diseñado exclusivamente para ese tipo de actividades.

¿Qué otros aspectos tener presentes para una reunión eficaz?

La ubicación del lugar es importante, porque allí llegarán sus socios o inversionistas; supongamos el mismo ejemplo que se mencionó anteriormente, en donde sus familiares y amigos le proporcionan un espacio dentro de sus hogares, imagínese la expresión de sus invitados al descubrir el aspecto del sitio, el cual no cuenta con las herramientas necesarias y tampoco ofrece comodidad.

Son pequeños detalles que proporcionan una imagen de su profesionalismo, porque una reunión importante requiere de un espacio diseñado exclusivamente para esos eventos, posibilitando que sea seria, privada, sin interrupciones y cómoda. Así que, una alternativa eficaz es la renta de oficinas.

Por otro lado, se recomienda que antes de iniciar la reunión o programar una fecha de encuentro, se tenga listo el tema que se requiere dar a conocer, con el fin de que perciba preparación y conocimientos de lo que se está hablando; cuando la persona no estudia e improvisa, deja una imagen negativa acerca de sí mismo, la cual podría obstruir el resultado positivo de la junta.

Igualmente, si uno de sus trabajadores tiene que exponer un tema hacia un socio o inversionista, verifique con anticipación que la información que preparó es correcta, evitando cualquier error que interfiera en la toma de decisiones y otorgue un aspecto negativo del negocio que se está ofreciendo.

Si alguna de las personas que asistió a la reunión presenta dudas, intente contestarlas de forma clara, segura y correcta, no ignore los comentarios o intervenciones, porque podría parecer que no está prestando la suficiente atención o que simplemente no sabe la respuesta. Recuerde que es importante dejar una buena impresión para obtener los objetivos deseados.

En dado caso que la reunión sólo sea con su equipo de trabajo para consultar las estadísticas, procedimientos y objetivos, procure escuchar atentamente cada una de las sugerencias e intervenciones, con el fin de que todos construyan una solución y se permita un crecimiento como grupo.

Tenga presente que sólo se trata de pequeñas recomendaciones que facilitarán un cambio positivo en su negocio, si desea conocer otros aspectos relevantes que se asocien con las salas de juntas, comuníquese con nosotros por medio del correo electrónico contacto@ofinasibs.com.mx o escríbanos al WhatsApp +52 (55) 5293 9300.