Consejos para gestionar su oficina virtual

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oficina virtual

Una oficina virtual es la mejor manera de sustituir el alquiler de un espacio físico. Se refiere a una oficina que opera principalmente en línea y ofrece varios beneficios, incluidos los costos operativos reducidos y dar a sus empleados la flexibilidad de trabajar de forma remota lo que aumenta su productividad. Para tener una adecuada gestión, en esta ocasión les comentaremos algunos consejos.

Asegurarse de que su empresa proyecte una imagen profesional

Aunque no tener una oficina física es cada vez más común, es importante asegurarse de que la falta de operaciones físicas no comprometa su imagen. Para empezar, asegúrense de tener una dirección de correo corporativo adecuada que muestre su credibilidad como negocio.

También es bueno obtener un número de teléfono local dedicado, así como una recepcionista en vivo, un servicio que pueden ofrecerles las oficinas virtuales Polanco. Hacer que una persona responda las llamadas entrantes, así como administrar citas y correspondencia, demuestra su compromiso con los clientes potenciales.

Incluso si desea ahorrar costos saltándose a una recepcionista dedicada, asegúrese de que haya un empleado en su nuevo equipo cuyo ámbito de trabajo incluya la gestión de consultas telefónicas para poder brindar un servicio profesional y personalizado a todos sus clientes.

Establecer procesos sólidos de comunicación

Tener una oficina virtual significa que sus empleados pueden no tener tanto tiempo personal y oportunidades para interactuar con otros en el negocio. Por lo tanto, es importante que instalen plataformas y procesos que aseguren que los miembros de su equipo tengan la oportunidad de colaborar cuando surja la necesidad.

La comunicación es lo más importante. Con los equipos remotos tienen menos interacción cara a cara, hay menos oportunidades para leer señales sociales y esto puede llevar a malentendidos y conflictos. La solución es hacer coincidir el mensaje con el medio. Las solicitudes pequeñas y no urgentes se pueden manejar a través de correo electrónico, mensajería instantánea o plataformas de mensajería de trabajo.

Planifiquen una estrategia para aprovechar la nube

Muchas empresas se han trasladado al almacenamiento en la nube. Los beneficios clave incluyen una mayor agilidad empresarial, una capacidad más flexible y una adopción más rápida de nuevas tecnologías. Las opciones comunes de almacenamiento en la nube incluyen Dropbox , Google Drive y Microsoft OneDrive .

Sin embargo, las empresas que adoptan un enfoque ad hoc para los servicios en la nube pueden perderse muchos de los beneficios de la nube. Por lo tanto, es importante para las empresas diseñar una estrategia clara para aprovecharla, y para esto se recomienda que sigan los siguientes pasos:

  • Definir desde el principio cómo la nube apoyará a su empresa.
  • Migrar sus aplicaciones a un entorno de nube de una manera disciplinada.
  • Crear un enfoque ágil para la gestión de proyectos.

Una forma de maximizar los beneficios de la nube es habilitar las integraciones. Gran parte del software en línea para una variedad de procesos de negocios, como contabilidad y asuntos legales, también tiene integraciones con las opciones de almacenamiento en la nube.

Sigan estos consejos para tener una mejor gestión de sus oficinas virtuales Reforma y hagan crecer su negocios. En Oficinas IBS les ofrecemos los mejores planes de oficinas virtuales con todos los servicios que necesita su negocio. Para más información, los invitamos a que se comuniquen con nosotros vía telefónica o por correo electrónico.