La importancia de tener reuniones efectivas y productivas

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salas de juntas

Las reuniones son actividades que deben realizarse en salas de junta adecuadas, ya que es aquí en donde se toman decisiones y se realizan planeaciones, se ganan proyectos o clientes. La realidad es que las juntas deben de realizarse de manera efectiva. Para contar con una sala de juntas profesional, equipada y tranquila puede acudir a Oficinas IBS donde ofrecemos espacios para que pueda tener esa reunión con ese cliente o su equipo de trabajo y que cada actividad sea un éxito.

Importancia de las juntas en un negocio

Atrás quedaron esas reuniones interminables de horas y horas, hoy en día la agilidad también está dentro de los negocios, así sea un trabajador independiente que lidia con clientes, o se trate de una organización establecida. Este tipo de actividades no son un requisito que se debe cumplir sino un espacio en donde se debe estar activo y proponer.

Si su empresa ya utilizar el servicio de renta de oficinas, ahí mismo le tendrán un espacio para realizar sus reuniones. De cualquier manera, tenga conciencia que las juntas no son gratis, y no me refiero al hecho de que esté pagando un espacio para realizarla, sino de su preparación y el tiempo que los trabajadores usan para estar en ella en lugar de estar produciendo.

Quizá si para el evento fue preciso que viniera el gerente regional o algún alto mando, son factores son importantes considerar para tener conciencia que en las juntas no debe perderse el tiempo y tiene que realizarse con organización y bajo una estrategia si realmente se desea tener buenos resultados y que el tiempo destinado no sea en vano.

No importa que se trate de una empresa que va comenzado o una que ya es un gran corporativo, las reuniones tiene su precio y un costo de oportunidad. Al finalizar debe poder evaluarse la productividad de esta y esta debe salir positiva.

El problema de una junta sin productividad

Cuando se tiene una junta improductiva puede ocasionar, además del malgasto del tiempo y esfuerzo de todos los involucrados, una disminución de la satisfacción no solo de los trabajadores, sino de los gerentes o altos mandos involucrados. Además es un riesgo que en la junta estén inmiscuidos clientes y ellos hayan presenciado lo poco productivo de la sesión, esto puede traer consecuencias graves para su credibilidad como empresa.

Los factores que pueden provocar que una reunión sea poco productiva pueden ser varios, desde la poca o nula preparación por parte de los involucrados en especial de aquellos que la convoca. Al mismo tiempo, otras de las razones pueden ser un espacio inadecuado, en este sentido, contar con una sala de juntas en óptimas condiciones es crucial. Un lugar en donde el mobiliario sea cómodo y no distraiga, también en donde la iluminación este bien organizada y todos las herramientas tecnológicas, desde la pantalla hasta equipos para video conferencias funcionen correctamente.

 Otro punto importante es el poder repartir información si es necesario, por lo tanto contar con fotocopias para todas y en tiempo. Ofrecer refrigerios o por lo menos agua, ya que esto habla muy bien de los organizadores. Por desgracia este tipo de factores no suelen ser tomados en cuenta sobre todo cuando se trata de empresas que van comenzando, una junta es una actividad más dentro de la organización que debe planearse y tener un objetivo, pero también necesita que todo su entorno sea adecuado y óptimo.

En muchas ocasiones las empresas no cuentan con un espacio para poder realizar este tipo de sesiones, también si se trata de emprendedores o negocios en crecimiento es posible que no reúnan lo necesario para poder tener una junta productiva. En estos casos, no hay duda, lo que se debe de hacer es rentar oficinas en donde además de obtener un domicilio fiscal y comercial, añada una imagen profesional a su negocio al contar con un lugar adecuado para sus reuniones.

Además de tener instalaciones adecuadas en la salas de junta, también es importante contar con la capacidad de ser honestos y poder analizar con sentido común los resultados de las reuniones. Estas no deberían de ser una actividad más que señalar dentro de la lista de tareas, ni mucho menos quedar agotados y con la sensación de que no se logró nada. Al contrario, debe poderse agregarse valor, de cuestionarse en qué se avanzó gracias, si hubo contribución, retroalimentación, si el tiempo y los ingresos que se invirtieron en su realización valieron la pena.

El objetivo de aumentar la productividad en la reunión es un tema que ha estado rondando en los negocios a lo largo de muchos años, por eso, es importante considerar que al momento de organizarla deben verse los grandes temas y los más cruciales en primer lugar, luego hablar de los secundarios. De hecho, si dentro de los tópicos existen algunos que no son tan importantes y es posible tratarlos a través de un comunicado o correo electrónico, entonces hay que hacerlo, esto reducirá el tiempo invertido y evita que las personas que asisten salgan sintiendo que han perdido valiosos minutos de su jornada laboral.

Ahora bien, la planeación es sumamente importante, sin embargo, hay que encontrar un balance pues un excesivo control de cada acción puede resultar contraproducente y hacer sentir a los asistentes de que todo se lleva a cabo de manera muy mecánica como si de robots se tratase. De cualquier forma, siempre hay que dejar un espacio para la «improvisación», es decir, salirse un poco, pero solo un poco del tema para tratar algo que salió de forma imprevista también es bueno, siempre y cuando se haga de manera precisa y concreta, esto puede llevar a tomar mejores decisiones sobre el asunto.

Ahora ya saben, necesitan salas de junta que esté debidamente equipada, de esta manera asegura que todo el factor externo este perfecto. Acudan a Oficinas IBS, además de ofrecer la renta de espacio para oficinas, también tenemos la opción de lugares para reuniones. Escríbannos un correo electrónico a contacto@oficinasibs.com.mx o llámennos al (800) 700 9393 desde cualquier parte de la República Mexicana.