Las oficinas virtuales llegaron en un momento en donde el mundo está en constante cambio y han formado parte de un contexto en donde el mundo laboral y sus relaciones están en continua transformación. Es por eso que han sido ampliamente usadas como factor innovador para generar y mover los negocios en una sociedad cambiante.
En la década de 1990 se convirtieron en una innovación asequible para empresas de diferentes tamaños, emprendedores y profesionales que requieren de un espacio estructurado para trabajar y llevar a cabo negocios de una manera adecuada y exitosa. Por este motivo han tenido una gran demanda en diversos países en los últimos años.
A principios del siglo XXI, se consolidó este modelo de oficinas como un servicio fundamental para profesionales de diferentes áreas y ámbitos. De esta manera, miles de personas han logrado independizarse con costos operativos bajos con la posibilidad de contratar un espacio de dirección comercial, una secretaria y salas de juntas sin tener que invertir grandes sumas de dinero.
Una oficina virtual es perfecta para las pymes que desean consolidarse porque brinda servicios de oficina y una dirección física en una ubicación separada de la empresa real o del empresario remoto. Además, permite que su empresa obtenga los mismos beneficios que si tuviera un espacio de oficina físico; los escritorios no son necesarios.
Las oficinas virtuales son una herramienta primordial porque ofrece la solución generalmente ofrecida por los espacios de coworking, permite disfrutar de todos los beneficios de una oficina tradicional, con la ventaja añadida de reducir costos y disfrutar de una mayor flexibilidad cada vez que se requiera.
La globalización y los cambios de vida que los profesionales han estado experimentando, ha llevado a que este tipo de oficinas sea la primera opción por su atractivo para los emprendedores; especialmente para aquellos que requieren viajar con frecuencia, trabajan desde el hogar o están enfocados a un mercado global.
¿Cuáles son los servicios que ofrece?
La variedad de servicios que tiene un proveedor de oficina virtual variará. Asegúrese de investigar con anticipación para que se satisfagan sus necesidades comerciales únicas. A continuación, mencionaremos los primordiales y más usados:
Dirección comercial
Dependiendo de su industria, la dirección comercial es de suma importancia y sin lugar a dudas, es la ventaja más relevante. Esto debido a que los clientes se sentirán más seguros, lo que aumenta las posibilidades de un cierre comercial exitoso.
Servicios variados
El contratista tendrá derecho a la recepcionista, una línea telefónica exclusiva con atención personalizada para recibir llamadas de clientes y prospectos, salas de reuniones de varios tamaños e incluso una zona para refrigerios rápidos y un café durante las charlas de negocios.
De igual manera, podrá alquilar oficinas y escritorios temporales, es decir, salas acondicionadas y preparadas en el mejor de los casos para discutir esos negocios de suma importancia. Un servicio de estos, siempre en nombre de la flexibilidad: ya sea para un día entero o solo por unas horas, puede reservar el espacio para realizar sus reuniones con total tranquilidad o para trabajar con la comodidad y concentración necesarias.
Costos reducidos
El número de personas dispuestas a emprender crece día a día, sin embargo, el dinero ahorrado no siempre puede financiar todo el proyecto. En este caso, poner en marcha y mantener la empresa dentro de una oficina virtual es una gran salida, porque el profesional contará con diferentes servicios a un costo muy atractivo, especialmente en estos tiempos donde la pandemia llevó a que todos se reinventaran.
Mayor interacción
Algunas oficinas virtuales cuentan con un pool de servicios y profesionales, con diferente experiencia, que pueden ayudar al emprendedor inicial con nuevas alianzas y descuentos. Igualmente, la tecnología es un punto a favor para tener una mayor interacción con los clientes y futuros socios.
Hacer uso de las oficinas virtuales puede ser una alternativa en la que pueden aprovecharse de los múltiples beneficios como el establecer nuevas interacciones para realizar negocios con potenciales socios que invertirán en su negocio y seguir adaptando su negocio para expandir sus fronteras.
Combinación de modalidades
El coworking ofrece mesas y puestos de trabajo para personas de diferentes procedencias que necesitan un espacio para realizar sus actividades durante horas, días, semanas o meses. La gama de servicios es generalmente menor que en las oficinas virtuales, ya que el contratista paga solo por una estación de trabajo. Este formato más colaborativo acaba por reunir físicamente a personas que pueden intercambiar información y negocios.
La oficina virtual está enfocada a personas y empresas pequeñas que necesitan una dirección para registrar su negocio y recibir correspondencia, un servicio telefónico personalizado y también personas para reuniones de negocios. El individuo que contrata los servicios de una oficina virtual tiene la posibilidad de elegir la dirección comercial o fiscal.
Al igual que en el coworking, personas de distintas ramas de actividad acaban compartiendo el mismo espacio en una oficina virtual. Sin embargo, en este caso, la interacción no siempre es el foco del negocio porque cada uno está separado en los lugares que ha alquilado o rentado y está enfocado en su comercio.
El uso de estas oficinas puede traer otros soportes extras que se pueden agregar e integrar a pedido, de acuerdo con sus necesidades profesionales específicas. Entre estos servicios a medida hay actividades de marketing y comunicación digital que son fundamentales para profesionales y empresas que en este momento:
- Marketing digital y marca personal: construcción, consolidación y promoción de una presencia digital efectiva, a través de la gestión de redes sociales, gabinete de prensa, creación de programas editoriales.
- Edición web y desarrollo de contenido SEO: creación de sitios web, aplicaciones para Android y iOS y plataformas digitales y creación de contenido orientado al SEO que fortalece su presencia en línea frente a competidores mexicanos y extranjeros.
- Diseño gráfico: construcción de una identidad de marca coherente también bajo el aspecto gráfico (gráficos atractivos, sitios web efectivos, logotipos, entre otros).
- Consultoría empresarial: planificación de un desarrollo sostenible de la empresa, acompañándola paso a paso en las diferentes fases que imponen diferentes problemas y requieren soluciones específicas.
- Organización de eventos/cursos: gestión de la vertiente logística y apoyo en la organización de eventos y/o cursos de formación (preparación e impresión de materiales, catering, entre otros).
Al momento de hablar de las oficinas del futuro, las oficinas virtuales entran como la definición perfecta de aquellos que necesitan y desean flexibilidad en la sociedad actual. La tecnología bien estudiada, planificada y administrada puede ser incorporada en este modelo para obtener resultados positivos como el ahorro del tiempo.
Actualmente, podemos decir que es de suma importancia contar con una oficina que sea dinámica y no esté limitada a espacios y horarios. Esto con el propósito de mejorar los procesos corporativos para un mayor rendimiento y optimización constantes. Este tipo de oficinas permiten obtener una gran versatilidad en donde se puedan implementar las tecnologías para aumentar la productividad en un 10 o 20%.
Sumado a esto, en estos tiempos hay nuevas estructuras de negocio que eliminan las antiguas estructuras jerárquicas que en la actualidad no serían factibles; por lo tanto ha empezado a dividirse en distintas unidades independientes de negocio para descentralizar las actividades para una mayor competitividad frente a la competencia.
La oficina virtual y la flexibilidad en tiempos de crisis
Ante la crisis económica por la pandemia, los empresarios tuvieron que reajustarse al escenario actual y entregar su habitación privada como una forma de reducir costos y resistir las dificultades financieras. En este escenario, la oficina virtual surgió como una opción viable e interesante para una mayor flexibilidad en los contratos en esta «nueva normalidad» y para incrementar la profesionalización del negocio.
Durante la pandemia la empresa adoptó el home office y ahora una gran parte de sus empleados no volverá a la lógica anterior. El mercado ha cambiado con las nuevas demandas y la oficina virtual es una modalidad perfecta para quienes trabajan en régimen de home office y se adaptan al trabajo a distancia, sin volver a un espacio corporativo.
El emprendedor descubrió que no necesita una oficina convencional y tiene una estructura para su negocio. La oficina virtual es una opción de buenos servicios y de bajo costo e ideal para autónomos, startups, microempresarios individuales y pequeñas y medianas empresas que brindan servicios.
En los últimos años, el mercado flexible laboral ha estado en crecimiento en México, especialmente este año con la pandemia. Las oficinas virtuales México DF están impulsando la flexibilidad del ámbito laboral en épocas de crisis como la contingencia sanitaria actual. Es por eso que las compañías están adaptando sus organizaciones con nuevo mobiliario, más tecnología y brindándoles la mayor seguridad a sus colaboradores.
Las ventajas que puede adquirir con las oficinas virtuales son varias y es por eso que los invitamos a que se pongan en contacto con nosotros porque con Oficinas IBS encontrará instalaciones con calidad en un ambiente de trabajo idóneo, tranquilo y apto para cumplir sus objetivos. Llame al (55) 5293 9300 para más información o escríbanos a contacto@oficinasibs.com.mx.