Dentro de los muchos beneficios que tiene el uso de una oficina virtual, se encuentra la posibilidad de darla de alta como domicilio fiscal; este último se define como el lugar de localización donde un contribuyente u obligado tributario será hallado en caso de ser requerido por el Servicio de Administración Tributaria, SAT.
En el caso de las personas, su domicilio fiscal puede ser el lugar donde tengan su residencia normal, pero si estas personas físicas tienen actividades económicas o empresariales, su domicilio fiscal debe ser el lugar donde se centre la gestión administrativa de las actividades del negocio. En México el domicilio fiscal es un requisito indispensable para tramitar ante el SAT su Registro Federal de Contribuyentes (RFC), por lo que lo necesitan tanto las personas físicas como las personas morales (o empresas).
Todo contribuyente debe contar con su domicilio fiscal, mediante el cual le darán al SAT una dirección para que se envíen notificaciones, comunicados, etc.; por ejemplo los contribuyentes que cuentan con obligaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social requieren de este dato pues será a ese domicilio a donde se enviará cualquier documento o requerimiento que se relacione con el cumplimiento de las obligaciones.
Algunos contribuyentes, como las personas físicas, se encuentran indecisas en si deben dejar como domicilio fiscal a su domicilio particular o si es necesario contar con un negocio físicamente establecido, a donde se dirija toda la información fiscal. La solución a esta interrogante puede ser la renta de una oficina virtual, un espacio donde se reciba toda la mensajería y notificaciones del SAT, pero ¿Por qué es una buena idea?
- Disponibilidad. Difícilmente un profesionista va a permanecer en su domicilio todo el día, todos los días, esperando por recibir correspondencia del SAT; en este caso un servicio de renta en oficinas virtuales como las que encuentras en Oficinas IBS será de gran ayuda, pues en estos corporativos se pueden encontrar recepcionistas que reciban la mensajería que llegue a la empresa o a la oficina del cliente, en horario fijo de oficina.
- Seguridad. Al tener personal contratado para la recepción de documentos y mensajes, estos no serán dejados en un buzón, con el riesgo latente de que se pierda o de que llegue a caer en las manos equivocadas de una persona maliciosa.
- Aviso. El personal encargado notifica al cliente de forma inmediata que ha recibido un paquete o un mensaje, para que lo recoja de inmediato y pueda cumplir con los requerimientos del SAT en tiempo y forma.
Es muy importante saber que si el Servicio de Administración Tributaria hace una visita domiciliaria y no encuentra personal laborando en las instalaciones del domicilio fiscal, y se registran grandes montos de operaciones y deducciones, podría cancelar el sello digital del contribuyente, con lo que perdería su capacidad de emitir facturas.
Al rentar una oficina virtual, el contribuyente renta un espacio en el que puede tener acceso a todas las facilidades para realizar sus operaciones, tales como acceso a internet, telefonía, mobiliario e incluso una secretaria y recepcionista. Además estas se pueden dar de alta como domicilio fiscal para que el fisco envíe sus alertas.
Al elegir un corporativo para rentar oficinas, se recomienda asegurarse de que este también cumple con sus propios pagos de impuestos, ya que los domicilios virtuales que administran servicios, deben pagar impuestos y si omiten declaraciones, las presentan en ceros o reportan caídas recaudatorias, pueden ser consideradas como una alerta para el SAT, quien puede clausurarles las instalaciones, y con ello dañar a las empresas que ahí laboran.
Hoy en día las prácticas defraudadoras son menos comunes gracias a la contabilidad y revisiones electrónicas, pues el órgano fiscalizador puede detectar las situaciones anormales de los contribuyentes y actuar de inmediato para aclarar la información y obtener el pago real de impuestos.
La modalidad de las oficinas virtuales con domicilio fiscal de sus clientes ha sido creada para profesionales como:
- Emprendedores con un negocio pequeño y pocos empleados que quieran darle formalidad a su empresa ante sus clientes.
- Profesionistas que trabajan desde casa pero que buscan un lugar para dar asesoría a sus clientes, sin tener que invertir en todo lo necesario para una oficina.
- Pymes. No importa si es grande o pequeña, sino si puede permitirse descentralizar el trabajo para obtener un ahorro y al mismo tiempo mejorar su imagen profesional.
- Oficinas de grandes empresas. Las grandes marcas requieren tener presencia en varios estados de la República Mexicana, ya que muchos clientes no quieren hacer trato con profesionales de otra ciudad, principalmente por desconfianza. Esta opción permite a las grandes empresas -nacionales o internacionales- tener una dirección local y su respectivo domicilio fiscal.
- Negocios que se ejercen desde casa, pero a los que se desea dar una imagen más profesional en una reunión o presentación con clientes.
Hoy en día, montar una oficina ya no es una necesidad para las empresas, incluso puede representar un gasto considerable para los nuevos emprendedores, o un gasto innecesario para las empresas reconocidas y con muchos años en el mercado.
La tecnología de la información y comunicación ha permitido que las personas puedan trabajar desde su casa, una cafetería o un parque, lo cual tiene como beneficio el ahorro, pero como principal inconveniente, el proyectar una imagen poco profesional ante clientes e inversionistas, por lo que la renta de oficinas virtuales puede ser un aliado para potenciar a las empresas de hoy.
Proyectar una imagen de excelencia y alta calidad, sin tener que incurrir en gastos relacionados con la adaptación de espacios de oficinas (como la adquisición de mobiliario, el pago de salarios de secretaria, recepcionista y guardias de seguridad), es posible con la renta de una oficina virtual; y en Oficinas IBS contamos con las más hermosas instalaciones de oficinas en la Ciudad de México, en zonas como Condesa, Polanco, Insurgentes o Reforma para que tu negocio pueda crecer con rapidez, sin la necesidad de preocuparse por cuestiones de la oficina como la contratación de personal o el pago de servicios.
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