Hay ocasiones en las que necesita celebrar reuniones importantes con los clientes o los colaboradores, y las salas de juntas y centros de conferencias son la mejor opción; antes de alquilar una deben considerar algunos criterios para tener el espacio ideal. A continuación les comentaremos los más importantes.
- Ubicación. Los centros de negocios con salas de juntas son la mejor opción, ya que además de tener las instalaciones adecuadas, cuentan con el beneficio de proporcionar otro tipo de amenidades, como restaurantes, bares, alojamiento, áreas de esparcimiento y estacionamiento para sus asistentes. El entorno que elijan es muy importante para establecer el tono correcto para su reunión y está mejor determinado por el tema/objetivos y quiénes son sus asistentes.
- Estilo de la sala. El número de asistentes a la reunión que planean tener es importante para determinar cuál es la sala más adecuada para sus necesidades. Una sala demasiado grande podría dificultar que los asistentes se escuchen entre sí; por el contrario, una habitación demasiado pequeña será incómoda para los asistentes, haciéndolos sentir agobiados y carentes de espacio personal.
- En casi todas las reuniones se requiere algún equipo adicional para la productividad de la sesión. Es importante verificar con que pueden proporcionar algunas o todas las siguientes opciones dentro de la tarifa de reserva, según sus necesidades: rotafolios, bolígrafos, televisores de pantalla plana, teléfonos con funciones de altavoz, WiFi, entre otros.
- Coffee break. Para ayudar a mantener a los asistentes enfocados y energizados, es importante proporcionar alimentos, especialmente en reuniones donde hay poca interacción social y los asistentes están predominantemente allí para escuchar y tienden a durar más de seis horas. Un centro de negocios puede ofrecer desde agua, té, café y galletas hasta desayunos, sándwiches, bufets y comidas calientes.
Independientemente de la reunión o evento que deseen realizar, hay muchas cosas a considerar. En Oficinas IBS contamos con personal altamente calificado y diferentes espacios para que lleven a cabo sus reuniones, así como servicios de oficinas ejecutivas y virtuales. Para más información, los invitamos a comunicarse con nosotros vía telefónica al (01) 800 700 9393 y (55) 5293 9300 y al correo electrónico contacto@oficinasibs.com.mx.