¿Qué estrategias pueden aplicar las empresas para aprovechar una oficina virtual?

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oficina virtual

Las oficinas virtuales son una buena manera de reducir costos en una empresa porque no requiere un espacio físico, mobiliario ni equipo de oficina. Al no tener que pagar el alquiler de un espacio físico, se puede ahorrar mucho dinero. Además, permiten a los trabajadores estar en contacto de forma remota, lo que aumenta la productividad, al mismo tiempo, son seguras, pues están protegidas por una red cerrada.

¿Pero cómo funcionan en realidad? Una oficina virtual no tiene una ubicación física, es decir, no tiene una dirección postal o una localización geográfica. Esta oficina puede estar instalada en cualquier lugar, por lo que son un tipo de centro de trabajo que permite coordinar un grupo de personas en distintos lugares para poder llevar a cabo una tarea en particular o participar en salas de juntas.

A pesar de ser un espacio virtual, también se llevan a cabo actividades parecidas a las de una oficina convencional. La diferencia es que en lugar de estar físicamente en un sitio, bajo esta modalidad las personas trabajan dispersas en diferentes ubicaciones.

Es así como las oficinas virtuales no solo representan un beneficio para las compañías, de manera que también son una buena opción para empleados que trabajan desde casa. Les da la oportunidad de estar en un espacio de trabajo profesional y en contacto con el resto de su equipo.

De hecho, el mercado de oficinas virtuales está en auge. Según un informe de Jones Lang LaSalle, el mercado de oficinas virtuales en Latinoamérica creció un 30 por ciento el año pasado.

Para que este tipo de oficinas sean efectivas, es necesario que todas las personas que trabajan en ellas estén unidas en un mismo espacio y al mismo tiempo.

Claves para el desarrollo de una oficina virtual

La respuesta es sencilla: se trata de comunicar, informar y mantener informado a todo el equipo. Para ello hay que gestionar la comunicación, la información y la comunicación interna y externa.

La comunicación interna se realiza por medio del correo electrónico y es fundamental que se mantenga actualizada. Debe existir una política empresarial en este sentido que pueda ser consultada en todo momento.

Por otra parte, la comunicación externa se debe llevar a cabo a través de una web corporativa única, la cual debe tener como objetivo presentar la empresa en su conjunto, con sus valores, principios y objetivos, así como las actividades desarrolladas, los servicios que ofrece, la información de contacto, los datos de interés de la empresa, etc.

De esta manera, es importante que todo miembro de la empresa (directivos, empleados, colaboradores, etc.) esté informado y sepa donde tienen que dirigirse para obtener la información que necesitan en cada momento.

El objetivo es que todos los directivos, empleados y colaboradores conozcan cuáles son sus funciones, quién es responsable de qué, cuándo y dónde tienen que solicitar información, cómo tienen que hacerlo y a quién tienen que dirigirse.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la oficina virtual?

El principal inconveniente de la oficina virtual es que las personas están muy alejadas de la oficina central. Por tanto, existe una fragilidad en la relación con la empresa. Pero lo más importante a considerar es que poseer esta herramienta es una actividad económicamente inviable para empresas o personas que no cuenten con una página web.

Por otra parte, desde el punto de vista del empleado, puede ser inconveniente no poder trabajar en la oficina central, ya que en muchas ocasiones es una parte estratégica de la empresa. Otros aspectos por tomar en cuenta son:

  • La oficina virtual tiene una seguridad mayor pues se cuenta con la protección y el respaldo de los proveedores de servicios.
  • Confort en la recepción de clientes y visitantes. Es una sala de recepción de clientes y visitantes.
  • Mejor imagen de marca.
  • Mayor flexibilidad. Permite aumentar o reducir el trabajo en la oficina en función de la demanda.
  • Mayor rentabilidad. Permite una mayor reducción de gastos fijos al eludir la renta de oficinas.
  • Menos inversión. Permite ahorrar costos, ya que se pueden utilizar las oficinas de los proveedores de servicios.
  • Menor tiempo de espera. Permite atender a los clientes o visitantes con mayor rapidez.
  • Más flexibilidad. Permite no estar limitado a un espacio físico.

Es muy importante que en la descripción de puesto exista una especial referencia sobre la forma de trabajar en la oficina virtual.

El empleado debe tener claro cómo se va a realizar el trabajo, en qué situaciones, cómo y cuándo conviene comunicarse con la empresa, cuál es el nivel de responsabilidad que tiene en la empresa, cómo se evalúa su trabajo, etc.

Cada vez más se están implantando sistemas de evaluación basados en objetivos, en los que los directivos se ponen de acuerdo con el empleado sobre qué es lo que se pretende que haga, se marcan las fechas para su cumplimiento, y se establecen las recompensas a conseguir.

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