Sala de juntas: infraestructura y profesionalismo que se ajustan a sus requerimientos

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El trabajo desde casa ya no es nuevo para la mayoría de las personas, especialmente en medio de la crisis que ha llevado a replantear las formas de llevarlo a cabo. Sin embargo, encontrar lugares que tengan una estructura profesional como las salas de juntas para reunirse con los clientes, aún puede ser una gran necesidad en la actualidad. Muchos profesionales independientes o empresas pequeñas terminan programando las reuniones en cafés u otros espacios en los casos informales.

Pero ¿qué pasa cuando necesitan una ubicación fuera del entorno del cliente? Pues, una solución perfecta, es la renta de oficinas que podrán conseguir en oficinas IBS. Con nosotros, tendrán los espacios pertinentes que se adecuarán a las necesidades de sus negocios con respecto al tamaño, tecnología, mobiliario, ubicación, iluminación y otros servicios que ustedes requieran. ¿Quieren saber más? Los invitamos a que continúen leyendo este artículo que hemos elaborado especialmente para ustedes.

¿Por qué invertir en el alquiler de estos espacios?

No importa si son una empresa pequeña, trabajadores independientes o un startup que necesita contener y disminuir los costos para invertir en el producto. Cuando se habla de reuniones con clientes e inversores, es importante demostrar que son profesionales y comprometidos con el negocio. El entorno para realizar las reuniones habla por ustedes más que las mismas palabras. Por eso, es importante contar con las salas de juntas adecuadas para llevar a cabo las negociaciones y demás procesos.

Piensen en eso como una buena inversión: cuanto más vea su prospecto que usted es un profesional comprometido con el proyecto, más abierto estará a cerrar tratos con usted. Además, estas reuniones pueden formar parte de su planificación mes a mes, sin necesidad de un contrato fijo. Entonces, tiene este presupuesto previsto, pero si no necesita usarlo, es para el próximo mes u oportunidad necesaria.

Sin embargo, no es necesario utilizar las salas de reuniones solo cuando se está reuniendo con clientes. Reunir al equipo en un entorno profesional puede ayudar a lograr la productividad, creando límites entre el trabajo y los momentos de relajación. Eso no impide que todos trabajen de forma remota a diario, ya sea en coworking o en la oficina o en casa. La innovación en los modos de trabajo es totalmente válida en estos espacios, porque son altamente adaptables a sus necesidades.

Además de esas ventajas que mencionamos, la infraestructura que ya está instalada, es el beneficio más notable, porque ya va a estar totalmente listo para que ustedes  hagan uso de este con la renta de oficinas en Santa Fe, que en oficinas IBS ofrecemos. Nosotros contamos con las mejores instalaciones vanguardistas y totalmente versátiles para cada uno de sus requerimientos.

En nuestras instalaciones, podrán contar con la recepción y los propios espacios de oficinas, pero también con un proyector para presentaciones, sistema de sonido, internet, televisor (la tecnología necesaria para video conferencias), mesas de reuniones con asientos para todos, sillas más cómodas, servicio de cafetería, entre otros. Ustedes solo tendrán que preocuparse por elegir una oficina que será de ustedes para cada una de sus juntas, por toda la vigencia del contrato y versátil a sus necesidades y libre de acuerdo con nuestra disponibilidad.

Ustedes podrán disfrutar de las ventajas de tener un entorno más profesional, con la privacidad necesaria y la infraestructura pertinente. Además, podrán tener acceso a su oficina a toda hora, las 24 horas del día los 7 días de la semana y los 365 días del año. Ya no tendrán que seguir realizando esas reuniones de suma importancia y formalidad en espacios no aptos para esto como una cafetería.

Esto hace que las salas de juntas sean un buen lugar que se caracteriza por ser un espacio dinámico para dar conferencias, pequeños seminarios, videoconferencias y cualquier otra actividad que la estructura lo permita. Este factor es importante tenerlo en cuenta, especialmente ahora en la crisis sanitaria global que estamos viviendo y, que requiere soluciones para mitigar los impactos en el ámbito laboral y organizacional.

Tipos de espacios para cada encuentro

Muchos factores pueden influir en la elección de la ubicación perfecta, desde el tipo de reunión hasta el perfil del cliente. Para las reuniones de prospección cara a cara, por ejemplo, un lugar con una mesa y sillas cómodas puede ser suficiente para tener éxito. Si la reunión es para cerrar un gran trato, después de largas negociaciones, como la venta de una empresa, quizás lo más adecuado sea incluso una sala con sofás, que permita una interacción más cercana.

Para algún curso expositivo, será necesario contar con apoyos fundamentales. No obstante, si es para una conferencia, las sillas serán más que suficientes. Las salas de conferencias pueden ser usadas por grupos de diferentes tamaños. Es importante que tenga con claridad el tipo de evento o reunión que va a llevar a cabo, para que la elección sea la correcta. Recuerden que cada uno de nuestros espacios ha sido diseñado especialmente para cada requerimiento.

¿Cómo elegir el lugar de cada reunión?

Consulta estas condiciones básicas:

  • Distancia del lugar de encuentro (para usted y el cliente).
  • Capacidad para ocupar la habitación.
  • Equipo y conexiones: proyector o televisión (compruebe si la ubicación ofrece los cables correctos para conectar el equipo multimedia a la computadora, por ejemplo, HDMI para PC o mini DVI para Mac).
  • Infraestructura y amenidades: tipo de mesa y sillas, recepción, café.

En adición, es esencial que recuerden que la distancia del lugar de encuentro, en general, debe estar en el medio de lo que es bueno para ustedes y lo que es bueno para el cliente. En Oficinas IBS contamos con diversas ubicaciones que se ajustan de manera adecuada para esas reuniones imprescindibles: Insurgentes Sur, Santa Fe, Tecamachalco, Polanco Masaryk, Condesa, Paseo Reforma, Monterrey, N. L. y Querétaro.

Otros puntos para tener en cuenta en relación con la distancia son: si el cliente es de otra ciudad, es posible que no puedas escapar de los desplazamientos allí; piénsalo cuando estés preparando el presupuesto. Si el cliente se encuentra a una gran distancia, intente convencerlo de que realice una teleconferencia, que es una alternativa más cómoda y económica para todos.

Luego, verifique la capacidad de ocupación de las salas de juntas. Acomodar a todos cómodamente debe ser uno de sus principales objetivos. Nadie cierra tratos o aprende algo nuevo si está inclinado en su silla o, peor aún, sin silla, ¿no es así? Por lo tanto, confirme el número de participantes con anticipación y asegúrese de que el lugar tenga capacidad para todos.

Como dijimos, si necesitas hacer una presentación, un televisor grande, o un proyector, es un equipo imprescindible. Las videoconferencias profesionales también requieren equipos específicos, como equipos de sonido e iluminación. Si se utiliza el internet, la conexión debe ser rápida y estable. También confirme si se ofrece servicio de recepción, lugar para un pequeño café, entre otros.

Es importante que comparen las necesidades de la reunión con la infraestructura necesaria para el lugar. En oficinas IBS, no tendrán que preocuparse por la ubicación, el mobiliario, la tecnología o el espacio para el número de personas que asistirán. Nuestras oficinas cuentan con los espacios propicios para que se adapten a cada uno de sus requerimientos porque podrán elegir entre oficinas ejecutivas, salas de negociación y juntas.

Además, cada una de nuestras salas cuentan con una capacidad de hasta 30 personas para que realicen sus actividades con la mayor comodidad. Todo el tiempo tendrán la seguridad de que contarán con el equipo que necesitan como pantallas LED, proyectores, sonido, videoconferencia, internet, televisor, plataforma zoom, tecnología meeting owl, iluminación adecuada y las sillas más confortables para que sus asistentes estén cómodos todo el tiempo.

Les extendemos la invitación a todos nuestros lectores para que consulten nuestros planes de alquiler de salas de juntas. Recuerden que es una buena inversión que pueden realizar sin necesidad de gastar sumas de dinero exageradas. Pueden mandarnos un correo a contacto@oficinasibs.com.mx o llamarnos al (800) 700 9393. Estamos disponibles para atender cada una de sus dudas y brindarles la información que requieran.