¿Qué considerar antes de reservar salas de juntas? Parte I

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El rentar salas de juntas para sus reuniones empresariales de alto nivel puede parecer algo muy sencillo, sin embargo, es fácil pasar por alto algunas cosas que pueden generar inconvenientes antes o después de que finalice la reunión o el evento; ya sean logísticos o económicos. Por ello, a continuación, les vamos a comentar algunos puntos fundamentales para el momento de reservar una sala de juntas.

  • Ambiente de la sala de reuniones

No todas las salas de reuniones son iguales y tampoco los tipos de reuniones que van a organizar. Algunos pueden ser entrenamientos o capacitaciones, entrevistas de precontratación, reuniones post compra o de su equipo de trabajo. Lo ideal es que elijan un espacio para reuniones que complemente la naturaleza de la reunión. No sacrifiquen el ambiente y las comodidades de la sala de reuniones para ahorrar dinero.

Para ello, deben hacerse una serie de preguntas, como ¿Quiénes son los clientes que van a conocer? De acuerdo con ello deben elegir una habitación que proyecte profesionalidad. ¿Cuánto tiempo durará la reunión? Es posible que deban considerar un espacio flexible para reuniones con catering en el lugar. ¿Las presentaciones multimedia estarán en la agenda de la reunión? Deberán asegurarse de que la sala de reuniones cuente con la tecnología adecuada para respaldarla.

  • Ofertas de instalaciones

Al buscar un espacio para reuniones, necesitan saber qué le brindarán las instalaciones. Si no está incluido en el costo de alquiler de la sala de reuniones, es un nuevo rubro que deberá presupuestar.

Algunas cosas básicas que puede necesitar en el espacio de la sala de reuniones y/o centro de negocios: WiFi confiable para eventos, impresoras o capacidades de videoconferencia. De acuerdo con lo que requiera la reunión podría informar sobre otros tipos de equipos que necesitarán a sus anfitriones, aunque deben tener en cuenta que éstos pueden tener un costo extra.

El soporte en el lugar es otro factor importante por considerar antes de elegir el alquiler de su espacio para reuniones. Por ejemplo, el soporte en el lugar, como el personal de soporte informático o las empresas de catering en el lugar, les pueden quitar mucho peso de encima. Lo último que necesitan es que la tecnología falle en la mitad de la reunión sin ningún tipo de soporte disponible. Determinen qué tipo de soporte se incluye con el alquiler de su reunión antes de seleccionar un lugar y cuál es necesario contratar de forma extra o externa a la sala de reunión.

Para conocer más sobre lo que deben considerar antes de reservar una sala de juntas no se pierdan la segunda parte de este post y comuníquense a Oficinas IBS donde contamos con las mejores que se adapten a las necesidades de sus reuniones, así como el servicio de centros de negocios y oficinas virtuales México.