¿Qué considerar antes de reservar salas de juntas? Parte II

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Antes de rentar salas de juntas es necesario que tengan en cuenta algunas consideraciones, para evitar problemas o inconvenientes antes, durante o después de la reunión. En la primera parte de esta entrada comentamos algunas de estas consideraciones, a continuación, les comentaremos otras que no pueden pasar por alto.

  • Costo real

Una de las cosas que deberán hacer al reservar las salas de reuniones es calcular los costos del lugar y que servicios incluye; así como los servicios extras que deben alquilar. Un aspecto del costo que a menudo se pasa por alto es el costo oculto de la planificación de eventos. Como las de instalación, el catering extra, si hay un límite de energía eléctrica, entre otros. Es una buena idea repasar los costos exactos de los alquileres de las salas de reuniones y los posibles costos ocultos antes de firmar el contrato.

Otra cosa por considerar es las condiciones de pago. Algunas empresas requieren depósito previo o liquidar el costo total antes de la junta. Otras cuentan con diferentes opciones de pago, aunque algunas tienen tarifas extras si pagan con una tarjeta de crédito. Averiguar cuándo deberán pagar y cuánto les ayudará a seleccionar la mejor sala de reuniones para su presupuesto.

  • Conveniencia y accesibilidad

Cada alquiler de espacio para reuniones no siempre estará en el lugar más conveniente, ya que la mayoría de las empresas de renta de oficinas y salas de juntas suelen estar en zonas de negocios y en grandes edificios. Pero siempre tengan en mente a los asistentes al seleccionar la sala de reuniones.

Idealmente hay muy pocos viajes involucrados para llegar a la reunión o evento. Si es necesario viajar, hágalo lo menos complejo o largo posible. Consideren si hay estacionamientos en el lugar y la disponibilidad de transporte público. Si bien podría ser más barato elegir un lugar de reunión que esté un poco lejos, podría ser un inconveniente para sus asistentes.

Para aquellos asistentes que puedan necesitar accesibilidad física adicional, encuentre un espacio que pueda adaptarse, como que tengan rampa para sillas de ruedas, ascensores, entre otros.

Es posible que no sean evidentes de inmediato, por lo que es mejor pedirle orientación a su proveedor del lugar. Si el lugar tiene algunas limitaciones, disponga de más personal para ayudar a los visitantes.

Los alquileres de salas de reuniones varían de una propiedad a otra. Asegúrense de considerar estos puntos antes de seleccionar el lugar para su evento. Los mejores los encontrarán con oficinas IBS, donde contamos con sucursales en los puntos más importantes y un servicio integral en centros de negocios y oficinas virtuales México DF.