En el mundo empresarial actual, el modelo de oficina virtual ha conseguido gran popularidad, debido a su eficiencia y nivel de flexibilidad. Consisten en soluciones óptimas que permiten a las organizaciones, negocios o empresas, tener la oportunidad de operar, sin la necesidad de una localización física permanente. Lo que resulta especialmente atractivo para aquellas empresas o emprendedores que se encuentran en pleno crecimiento. Pero en medio de las ventajas que ofrece esta modalidad, existe un factor que debe ser considerado como prioridad y es la atención al cliente.
El papel del servicio de atención al cliente en una oficina virtual
Bajo la modalidad virtual, la interacción cara a cara tiende a ser inexistente o limitada. En este sentido, la atención al cliente representa un papel desafiante bajo este entorno. Pues, se trata del canal principal mediante el cual los clientes pueden interactuar adecuadamente con la empresa y forman impresiones sobre la respectiva marca.
Al respecto, la calidad del servicio al cliente representa un impacto importante en la percepción que se tiene de la empresa y en la lealtad que se consigue con los clientes. Por tal razón, es sumamente importante que las organizaciones que disponen de oficinas virtuales CDMX, presten atención y tengan presente la experiencia del cliente.
Construyendo una relación significativa con el cliente
Dentro de las ventajas principales que ofrecen las oficinas virtuales, es que existe la posibilidad de llegar a los clientes de diferentes ubicaciones geográficas. Pero, esto también requiere que la interacción directa que se tiene con ellos pueda ser limitada. Por ello, se debe aprovechar al máximo cada oportunidad de comunicación que se tiene con cada uno de ellos.
- Canales de comunicación efectiva. Disponer de varios canales como: correo electrónico, chat en línea y líneas telefónicas.
- Escucha activa. Prestar atención a las necesidades y requerimientos de los clientes, demostrando empatía y dando valor a sus opiniones.
- Resolución de problemas. Es conveniente disponer de un equipo de atención al cliente capacitado para resolver problemas de forma efectiva.
Ventajas de un excelente servicio de atención al cliente
Son varias las ventajas que se pueden aprovechar desde una oficina virtual:
- Generación de referencias. Los clientes que estén satisfechos son más propensos a recomendar a la empresa con otras personas.
- Fidelización de clientes. Un servicio eficiente crea clientes satisfechos y leales con la marca.
- Ventaja competitiva. Al destacarse por una atención al cliente efectiva, es posible tener una ventaja competitiva frente a la competencia.
- Construcción de marca. A través de una atención al cliente positiva es posible contribuir con el desarrollo de una imagen de marca confiable.
¿Cuáles son las formas adecuadas para ofrecer atención al cliente bajo modalidad virtual?
El servicio de atención al cliente se puede gestionar efectivamente con la renta de oficina virtual, mediante varias plataformas como son:
Chat
Sin duda, una de las herramientas de preferencia por la mayoría de consumidores. A través del uso de la inteligencia artificial, existe la posibilidad de identificar preguntas frecuentes de los clientes a través del chat y de esta manera ofrece respuestas automáticas y efectivas. El servicio de atención al cliente, mediante el chat, también disminuye la carga del equipo de servicio. Dado que, los inconvenientes más comunes se pueden resolver de forma virtual y con mayor rapidez.
Teléfono
En este caso, existen dos formas de servicio virtual, una de las más conocidas es aquella que permite atender al consumidor, a través de una grabación humanizada, donde se indica qué tecla o número le permite resolver su necesidad paso a paso. En la actualidad, se pueden encontrar otras herramientas, como en el caso de las llamadas telefónicas virtuales. Un sistema que permite generar distintas grabaciones e incluso el reconocimiento de voz para solventar los requerimientos de los clientes.
Redes sociales
Los perfiles de las empresas en RRSS no solo sirven para promocionar productos o servicios, también permiten establecer puntos de contacto con los clientes. En la actualidad, contar con un servicio al cliente mediante las redes sociales, es fundamental.
Correo electrónico
Quizás se trata de una de las estrategias de atención al cliente online más importantes. El contacto a través del correo electrónico es indispensable para cualquier empresa u organización. En este sentido, es importante disponer de un sistema que permita gestionar la recepción y las respuestas efectivas con agilidad, mediante recepción automática en mensajes y explicaciones simples y objetivas, con respecto a los tiempos de respuesta.
En Oficinas IBS sabemos la importancia que representa un buen servicio de atención al cliente. Por ello, ofrecemos planes especiales donde disponemos de los mejores servicios para cumplir con los compromisos y objetivos empresariales por parte de nuestros clientes.
Contamos con ubicaciones privilegiadas en México para que puedas acceder a nuestro servicio de oficina virtual con la cual podrás operar efectivamente tu marca o empresa. Para conocer más sobre nuestros servicios, te invitamos a contactarnos al 55 5293 9300 y 800 700 9393. También, puedes escribirnos directamente al correo electrónico: contacto@oficinasibs.com.mx.
