Dentro de todo equipo de trabajo es necesario mantener una comunicación eficaz para alcanzar las metas que la empresa y el mismo grupo se planteen; usualmente las reuniones de trabajo son una pesadilla para los colaboradores, ya que suele evaluar la calidad y el rendimiento del personal, definir metas, analizar las acciones, modificar técnicas, realizar presentaciones, entre otros objetivos, por lo que suelen ser largas, aburridas y estresantes.
Una de las razones por las que las reuniones se vuelven una pesadilla es porque se eligen los lugares inadecuados para realizarlas, ya que no todas las empresas cuentan con un área acondicionada para este fin. Sin embargo, la problemática puede resolverse fácilmente si contratamos los servicios de salas de juntas, en las que se pueden incluir servicios como Internet, proyectores, pizarras, mesas grandes con sillas cómodas y demás mobiliario para la comodidad y la eficacia de las reuniones.
La periodicidad de las juntas depende de las necesidades de las empresas, ya que dependiendo de estas se pueden realizar por semana, por quincena o por mes; es importante analizar la periodicidad de estas reuniones, ya que no todas se llevan a cabo entre el personal y directivos, también hay juntas entre directivos y socios, ejecutivos y clientes, vendedores y clientes potenciales, entre otras combinaciones.
Para que las reuniones no se conviertan en un martirio, se recomienda:
• Definir día, hora y asistentes para las reuniones
Los expertos en coaching laboral indican que las juntas en días intermedios de la semana, como el miércoles alrededor del medio día es la mejor opción para mantener la atención de los asistentes; las razones son que en esos días, la carga laboral suele ser menor que en lunes y el empleado no tiene ganas de terminar rápidamente como el viernes. Respecto al horario, la mejor hora es el mediodía pero con al menos dos horas antes del momento de comer, para que el hambre no sea un impedimento para la concentración.
Las juntas por la tarde, después de comer, son poco efectivas pues los asistentes pueden sentirse más dispersos debido al proceso de digestión; además, las mañanas son las horas laborales más productivas.
Por otro lado, no todos los colaboradores deben asistir a todas las juntas, por lo que es necesario que solo acudan las personas cuya presencia es indispensable, de lo contrario le quitaremos parte de su tiempo y podríamos provocar desvíos del tema.
Convocar a los colaboradores a la junta con anticipación, es indispensable para asegurar la asistencia de todos los involucrados, ya que las faltas pueden provocar horas perdidas, falta de información y no alcanzar los objetivos planteados para la reunión.
Por último en este punto, es importante delimitar el tiempo para la reunión, tanto la hora de inicio como de término, con lo que evitaremos salirnos de tema y retrasos.
• Realizar juntas solo cuando es necesario
Algunas empresas se aferran a la idea de realizar juntas semanales o quincenales, pero no siempre es necesario realizarlas; es importante programar reuniones solo en los casos necesarios, ya que pueden volverse citas improductivas, obligadas para el trabajador y vistas como una pérdida de tiempo.
Del mismo modo, se recomienda realizar juntas de no más de una hora, con el fin de tratar únicamente los puntos indispensables y no perder el tiempo en otras cuestiones.
• Utilizar herramientas tecnológicas
Las salas de juntas actuales cuentan con proyectores, conexión WiFi, pantallas o sistemas audiovisuales para amenizar las reuniones, pues se puede realizar presentaciones con imágenes o videos, reportes, etc. Incluso podemos aprovechar la tecnología para que las personas que no pueden acudir físicamente, tengan presencia remota a través de una videoconferencia para que no se pierdan los puntos importantes a tratar.
Incluso las empresas que cuentan con oficinas virtuales o con trabajadores en diferentes ciudades pueden aprovechar estos medios tecnológicos para tener reuniones con el personal, sin tener que trasladarse al lugar de la reunión.
• Planear la junta con anticipación
Es muy importante que la persona encargada de la junta cuente con una planeación, de preferencia por escrito; incluso puede hacerla llegar a los participantes para que sepan de qué se va a tratar la junta y se preparen también. Estas juntas son las más exitosas, ya que permiten mantener la orden del día, sin interrupciones y sin colaboradores no preparados para la reunión.
La persona encargada de la reunión, o líder, debe incentivar la participación de los asistentes, pidiendo opiniones, propuestas e intercambiando información, con lo que se podrá salir con objetivos definidos y soluciones.
• Cierre y seguimiento
Debemos evitar terminar las juntas urgentemente debido a llamadas telefónicas, citas o porque el equipo ya tiene hambre; las juntas deben terminar cuando se hayan definido objetivos y soluciones, recordando las conclusiones a las que se llegó y reforzando la unión entre los participantes.
Se recomienda tener una persona encargada de las minutas, con el fin de dar seguimiento a los objetivos establecidos, de lo contrario, la junta habrá sido una verdadera pérdida de tiempo.
• Juntas de Team Building
Algunas empresas buscan la integración de los grupos de trabajo y realizan periódicamente reuniones de Team Building o construcción de equipos de trabajo para limar asperezas, mejorar la comunicación laboral, motivar a los colaboradores o brindar capacitaciones. Para estas reuniones, en salas de juntas o las salidas al aire libre para realizar actividades lúdicas y entretenidas, que fomenten la integración, el trabajo en equipo y el cariño hacia la empresa.
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