La oficina virtual

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oficina virtual

La oficina, además de ser el lugar donde las personas que forman parte de una empresa se reúnen a trabajar, es el sitio donde se reciben a los clientes que mantienen el negocio en funcionamiento, y es por eso que son tan importantes. Contar con un espacio que cuente con las condiciones necesarias para desarrollar las actividades propias de la empresa, que resulte cómodo y agradable, tanto para los trabajadores como para los clientes, es indispensable, pero en muchas ocasiones adquirir o rentar una oficina o complejo de oficinas no es posible. Sobretodo las pequeñas empresas y las que recién van comenzando se debaten entre invertir en la renta de una oficina y en la contratación de personal para mantenerla en funcionamiento, o utilizar ese dinero para cubrir otras necesidades del negocio. Una excelente opción que ha cobrado popularidad en los últimos años es la oficina virtual, y en esta ocasión te hablaremos de algunos de los beneficios que ofrece.

Las oficinas son parte de la imagen de la empresa pero muchas veces no se cuenta con el capital necesario para invertir en la renta o compra de una, o bien, las actividades de la empresa no están sujetas al trabajo de oficina y las instalaciones sólo se usarían ocasionalmente, en cuyo caso tener una oficina es una necesidad, pero no es primordial. La solución en estas situaciones puede ser rentar oficinas virtuales que permitan a la empresa no sólo organizar a sus trabajadores, sino también ofrecer una buena atención a sus clientes. Con esta modalidad es posible dar a la empresa una mejor estructura y administración a un costo mucho más reducido a que si se rentara una oficina física.

Una oficina virtual representa múltiples beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores. El primero y considerado el más importante para todos aquellos emprendedores con el dilema de rentar o no una oficina, es que le da prestigio a la empresa. En este punto podríamos pensar que el prestigio lo construye la empresa a través de su trabajo y la calidad de servicios y es cierto, sin embargo, es indiscutible que una empresa que está establecida en una dirección específica proyecta una imagen mucho más seria y profesional que una que no cuenta con un espacio para desarrollar sus actividades, esto hace que los clientes e inversionistas confíen más en ella. Al hablar de la dirección posiblemente pienses que al tratarse de una oficina virtual tendrás que proporcionar la de tu hogar, por ejemplo, pero hoy en día quienes ofrecen el servicio de renta de este tipo de oficinas, como en Oficinas Virtuales IBS, proporcionan una dirección comercial. La dirección comercial que incluye algunos paquetes de servicio de oficinas virtuales corresponde a ubicaciones donde se concentra la actividad comercial de la ciudad en cuestión, y este factor sin duda alguna te dará una imagen de profesionalismo más sólida y causará una buena impresión en tus clientes.

Otra de las ventajas de las oficinas virtuales, estrechamente vinculada con los niveles de productividad, es que ofrece una mayor flexibilidad y contribuyen a economizar recursos. Como ya mencionamos, en ocasiones las labores propias de la empresa no se encuentran sujetas a un trabajo de oficina y sólo en ocasiones especiales, por ejemplo, para celebrar juntas o reuniones con clientes, se vuelve necesario contar con una oficina física. En este sentido, el servicio de renta permite reservar únicamente los espacios físicos necesarios cuando se necesiten, lo que es una inversión mucho menor que rentar o comprar una oficina, darle mantenimiento constante, remodelarla y contratar al personal requerido para hacerse cargo de ella. Además, por el modo en que opera, una oficina virtual permite atender pendientes y llamadas sin importar dónde te encuentres, acceder a documentos e información respaldados en el servidor y organizar al equipo de trabajo fácilmente.

Estos son sólo algunos de los beneficios que optar por una oficina virtual puede tener sobre tu empresa y trabajadores, y según el tipo de plan que contrates y el prestador de servicio, podrás disfrutar de muchas otras comodidades para mejorar la productividad de tu empresa con un bajo costo de operación. En Oficinas IBS ofrecemos el servicio de renta de oficinas virtuales en diferentes planes que se adaptan a tus necesidades y presupuesto.

Nuestros planes se pueden pagar por anticipado o bien, mensualmente, e incluyen: un portal de control para revisar recados, pagos, recibos, facturas, correo, solicitudes, entre otros; un número telefónico, recepción ilimitada de llamadas en horario de lunes a viernes de 8:00 – 20:00 H y sábados de 10:00 – 14:00 H, atención telefónica por recepcionistas profesionales que pueden tomar el recado o enlazar la llamada a donde desees; envío de recados por email, buzón de voz personalizado, uso de aplicación móvil para recibir recados y poder reservar la sala de juntas, y acceso a cursos de productividad para tu negocio, ya sea de manera presencial o en línea. Según el plan que contrates o por un costo extra puede incluir: domicilio comercial, domicilio fiscal, buzón de correspondencia, atención a visitas, horas de sala de juntas, impresiones y fotocopias, escaneos y crédito para llamadas salientes.

Si estás en busca de hacer crecer tu empresa y estás interesado en rentar oficinas virtuales en el DF o en el Estado de México, te invitamos a que consultes nuestro catálogo de servicios y a que te pongas en contacto con nosotros, con gusto aclararemos todas tus dudas para que elijas el plan que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.

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