¿Qué es una oficina virtual? Es un lugar de negocios que sólo existe en el ciberespacio. Una configuración de oficina de este tipo permite a los dueños de negocios y empleados trabajar desde cualquier lugar usando tecnología como computadoras portátiles, teléfonos celulares y acceso a Internet.
Una oficina así puede proporcionar ahorros significativos y flexibilidad en comparación con el alquiler de un espacio de oficina tradicional. Las reuniones se pueden realizar a través de teleconferencias y videoconferencias, y los documentos pueden ser transmitidos electrónicamente. Algunas empresas incluso ofrecen servicios de oficina de esta índole para dar a las oficinas virtuales el prestigio asociado con las oficinas físicas, como una dirección de sonido importante, un servicio de teléfono profesional de respuesta e incluso el alquiler ocasional de espacio de oficinas y salas de conferencias.
Si el negocio tiene empleados, cada empleado pueden trabajar desde el lugar que sea más conveniente para él o ella, y el negocio no se limita a contratar empleados que viven localmente. El acuerdo de esta oficina, por lo tanto, amplía las opciones de trabajo para los empleados y las opciones de contratación para las empresas.
Hay maneras creativas en las que puedes cosechar los beneficios de un espacio de oficina física.
Si se ejecuta un inicio, o un negocio con sólo unos pocos empleados, entonces sabes la importancia de asegurar que tus gastos sean bajos.
Una oficina no tradicional te ayuda a continuar con tus operaciones comerciales habituales sin gastos adicionales.
A continuación, destacamos algunas razones por las que quizás desees considerar una estructura virtual para la oficina de tu equipo.
Mejorar la productividad de los trabajadores
La mayoría de las oficinas que son virtuales se basan en el rendimiento del trabajador, en lugar de horas pasadas en la silla. Esto realmente termina animando a los trabajadores a ser más eficientes, en lugar de aplazar su trabajo. Dado que se elimina el tiempo y la tensión gastados en el desplazamiento, hay más tiempo para trabajar. Esto conduce a una mayor productividad y mejores habilidades laborales. También significará que el tiempo extra se dedica al trabajo. Cuando se tiene una oficina física una gran parte del tiempo se gasta en ayudar a mantener a los empleados en la tarea. Cuando los empleados son responsables de su propia productividad pueden diseñar sus propios horarios que ayudan a mejorar la productividad. El típico programa de nueve a cinco no funciona para todos. Cuando uno se centra en el bienestar y la felicidad de los empleados, se nota que la productividad también comienza a aumentar. Si tu trabajador aún exige acceso a un espacio de oficina en ocasiones, siempre existe la opción de conseguir un espacio rentado sólo para eventualidades. Para ello, IBS ofrece sus servicios. ¡No lo olvides!
Menos gastos generales de oficina
¿Cuánto gastas en alquiler cada mes? Mediante el uso de un espacio de oficina compartida virtual que evitará que pagues un alquiler constante, los costos de servicios públicos, o cualquier otro costo que vienen con tener un espacio físico, se reducen o eliminan. Lo mejor de todo, entonces puedes pasar estos ahorros a tus clientes, o pagar a tus empleados más para atraer talento de mayor calibre. Cuando puedes reducir tu sobrecarga general, puedes permitirte innovar en otras áreas de tu negocio. Mantener tus costos en un mínimo te permitirá ser más productivo y eficiente, mientras que te dará la capacidad de innovar sobre la marcha.
Reducción de costos de instalación de Office
Cuando se ejecuta una oficina física, hay una tonelada de otros costos en los que vas a incurrir. Los costos de instalación y mantenimiento de la oficina pueden ser increíblemente costosos. Por ejemplo, tienes que comprar escritorios y suministros de oficina para toda la oficina. Tienes que proveer la oficina, almacenar la cocina, pagar por el seguro, y comprar cualquier otro suministro que tu oficina requiere para funcionar. Esto requerirá una inversión muy grande por adelantado, así como el mantenimiento mensual y los costos de reemplazo de equipo en los que eventualmente incurrirás. Con una oficina así, tienes la posibilidad de que los trabajadores trabajen desde su casa, o utilizas una oficina compartida que ya está completamente amueblada.
Puedes hacer al ambiente sonreír
Imagínate si la mitad de los trabajadores de la población mundial fueran trabajadores de una virtualmente acondicionada oficina. Habría menos necesidad de desplazamientos y eso significaría menos vehículos en la carretera, lo que significa menor contaminación y un ambiente más puro. Menos consumo de combustible significa menor carga en la economía y menos gastos para el trabajador de cualquier índole. Pero eso sólo sucede con las oficinas virtuales. Para una oficina física debes gastar y continuar gastando y continuar contaminando y aumentando tu estrés y tu disgusto…en fin, tú entiendes nuestro punto.
Equilibrio trabajo-vida
En los tiempos modernos, un factor importante para el estrés creciente entre la población trabajadora se atribuye al desequilibrio en un patrón de trabajo-vida. La gente está siempre ocupada con el trabajo, no tienen mucho tiempo para pasar con la familia o por sí mismos. Mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida también es necesario para el desarrollo integral de una organización. Pero dar más adaptabilidad alrededor de las circunstancias puede tener desventajas del equilibrio de la vida laboral.
Mejora la tasa de retención en el número de empleados
Los trabajadores virtuales de la oficina tienden a pegarse al trabajo y tienen menos ocasión de dejar el trabajo para actividades más agradables que un empleado tradicional. Esto mejora la tasa de retención de la oficina u organización. Los trabajadores de oficinas virtuales pasan tiempo con su familia y pueden tener un gran equilibrio entre el trabajo y la vida, lo que da como resultado un mayor entusiasmo y alegría en el trabajo. Por consecuencia, menos rotación de personal (lo cual también afecta a gastos).
Disminución en el número de horas y de hojas
Los trabajadores de oficinas virtuales ya no tienen que atenerse a una rutina monótona regular y tampoco tienen que pasar mucho tiempo viajando de ida y vuelta del trabajo, lo que significa que permanecen libres de estrés y por lo tanto no caen o informe enfermo a menudo. Esto significa una disminución de las solicitudes de licencia y el aumento de la producción de trabajo, además de reducir las herramientas físicas de trabajo como son los elementos de papelería. No necesitas entregar el reporte impreso a tu jefe, si trabajando de lejos puedes enviarlo por correo electrónico.
Ahorra espacio de oficina
Una organización que tiene un número considerable de trabajadores de oficina virtual, puede ahorrar una buena parte de su espacio de oficina que pueden poner en mejor uso. ¿Qué te parece una sala especial para recibir clientes? O quizá un espacio para juntas específicas. O bien, para expandir tu negocio y agregar más personal.
Una variedad de candidatos para elegir
Hablando de agregar más personal…la empresa ahora puede contratar a candidatos más eficientes y capaces de incluso lugares lejanos. Por lo tanto, obtienen un fondo de recursos más amplio para elegir.
Ahorras tiempo
Esta no es ninguna sorpresa. Una cantidad considerable de tiempo se guarda en forma de reuniones constantes ya que sólo hay reuniones urgentes o semanales o una vez al día con un trabajador de oficina virtual, mucho tiempo se ahorra en asuntos mundanos como estos, que pueden ser efectivamente puestos en una productiva salida. Usualmente, los retrasos se deben a las pequeñas fugas de tiempo: saludar al llegar, revisar pendientes, dar órdenes, recoger los papeles (o incluso buscar papeles entre los papeles), ir por el café, etcétera.
Los trabajadores de las oficinas virtuales son una bendición para las empresas pequeñas y próximas
Las pequeñas empresas y las nuevas empresas a menudo no tienen recursos para alquilar un lugar como oficina. Si trabajan con un equipo de trabajadores de oficinas virtuales, entonces este problema se resuelve y puede conducir a un buen funcionamiento de la empresa, que puede conducir a su éxito. Es decir, todos quisiéramos que la empresa fuera enorme y poderosa, pero por algo se inicia. Y en este caso, se trata de ahorrar costos, como ya lo hemos mencionado. Decisiones inteligentes llevan a alcanzar metas más pronto y a un crecimiento acelerado y constante.
No existen problemas de reubicación
La reubicación es un problema importante con los empleados regulares, pero con los trabajadores de una oficina de este tipo, este problema no se plantea en absoluto y la oficina puede ser localizada o desplazada en cualquier lugar, los empleados no cambian.
Un trabajador de oficina virtual significa un profesional dedicado
Los que tienen éxito como trabajadores de este estilo de trabajo son los que pueden manejar el trabajo de forma independiente y pueden trabajar inteligentemente para cumplir con los plazos. No todos pueden trabajar bajo este esquema. ¡Pero es ideal! Así puedes depurar a todo aquel que no está siendo productivo. Tanto a ellos, los trabajadores, como a ti, les favorece.
Se puede contratar a personas eficientes pero con discapacidades físicas
En los casos de ciertos trabajos tales como la contabilidad o el trabajo de la escritura, si una persona se encuentra para tener talentos especiales pero es físicamente inhabilitado, la organización puede designarlos como trabajadores virtuales de la oficina y puede ganar su ayuda virtual. Por lo tanto, este sistema ayuda a mantener la diversidad.
