¿Cómo planificar el uso de la sala de juntas en época de distanciamiento social?

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De acuerdo con análisis de especialistas, el distanciamiento social no llegará a su fin una vez pasada la alerta de la pandemia. Tanto en la actualidad como en los próximos meses o años será necesario que los equipos de trabajo encuentren un equilibrio adecuado para llevar a cabo las actividades empresariales y mantenerse seguros a través de las tácticas de distanciamiento social. Las salas de juntas son uno de esos espacios donde más cambios debe haber.

Ya sea propia o si las retaron en un espacio como los de Oficinas IBS, las salas de conferencia pueden convertirse en un espacio de riesgo si no se toman las medidas necesarias. Esto se debe a que suelen estar llenas de gente, todo el equipo de trabajo en un mismo espacio cerrado. No obstante, no significa que deben dejar de usarse o cambiar por completo a las videoconferencias y llamadas telefónicas. Si se llevan a cabo las medidas adecuadas, se puede convertir en un espacio seguro para que vuelvan a retomar las actividades comerciales de sus negocios.

Entonces, ¿qué pueden hacer para que una sala de juntas sea un espacio seguro? A continuación, responderemos esa y otras preguntas.

Salas de juntas y distanciamiento social

En la actualidad, la mayoría de las salas de conferencia suelen estar ocupadas por una sola persona aproximadamente un 36% del tiempo y por menos de siete personas más de un 60% de las veces.

La mayoría de las salas tienen un espacio que va de cinco a ocho personas, por lo que se puede deducir que más de un 80% de las veces las salas están a casi su capacidad máxima. Entre más pequeñas sean, mayor el riesgo de contagios que existe, ya que el espacio entre un asistente y otro será de menos de un metro. Lo que significa que deben priorizarse para los esfuerzos de mitigación del distanciamiento social.

¿Cómo pueden los equipos de trabajo fomentar el distanciamiento social en las salas de conferencias?

Todas las salas de conferencia en las empresas y espacios de renta de oficinas no están diseñadas por sí mismas para respetar el distanciamiento social; ya que su objetivo es reunir gente en un espacio pequeño para transmitir un mensaje, intercambiar ideas o trabajar en un proyecto. Además, el promedio que pasa un equipo en estos espacios es de tres horas. Para contrarrestar esto, la solución es sencilla: deje entrar a menos personas para que haya más flexibilidad para mantener el distanciamiento social.

Los equipos del lugar de trabajo pueden ejecutar esto estableciendo límites de capacidad que sean más bajos que los límites de capacidad actuales. Por ejemplo, en una sala para cuatro a seis personas, el espacio disponible es de unos 6 m2 (2 × 3 m). La Secretaría de Salud recomienda una distancia mínima de 2 m ente una persona y otra. Por lo que, para que sea un espacio seguro se debe reducir la capacidad a 2 o 3 personas (un 50%).

Este es un ejemplo general. Los equipos de trabajo y empresas deben personalizar los límites de capacidad de cada sala, según el tamaño y la distribución. Sin embargo, una mayor limitación de la capacidad en todos los ámbitos podría provocar una escasez de salas de conferencias de tamaño adecuado.

La frecuencia de reuniones más pequeñas en relación con las reuniones más grandes indica que hay una amplia oportunidad para que los grupos más pequeños aprovechen las salas más grandes sin afectar las reuniones de grupos más grandes que inherentemente necesitan más espacio.

Para situaciones en las que una empresa no puede permitirse el lujo de ceder espacios más grandes para reuniones más pequeñas, los equipos del lugar de trabajo no deben preocuparse. Aquí es donde entra la tecnología.

Desde el inicio de las restricciones sociales, muchas empresas pasaron sus operaciones al ámbito digital. Los sistemas de videoconferencia, como Google Meet, Zoom o Skype tuvieron un aumento exponencial de usuarios. Si bien las reuniones en salas de juntas no serán sustituidas al 100% por las videoconferencias, se puede crear una reunión híbrida, con un número limitado de asistentes y el resto conectado a través de una plataforma.

Esto también traerá muchas ventajas a las empresas, ya que, en espacios de salas de conferencias, como los que ofrecemos en Oficinas IBS, cuentan con Internet de alta velocidad, pero las reuniones con demasiadas pueden alentar la transmisión o generar problemas técnicos. En cambio, si se reducen las personas conectadas, la calidad de la videoconferencia será mejor y las personas presentes estarán seguras.

¿Cómo pueden los equipos del lugar de trabajo saber si los límites de ocupación son efectivos?

Los usuarios pueden utilizar una variedad de métodos de generación de informes sobre el recuento de personas y los datos de uso de la sala de conferencias para ayudar a evaluar el impacto de los límites de capacidad. También pueden usar estos datos para administrar la asignación de salas de conferencias en el futuro.

La gestión del regreso al trabajo después de la pandemia estará plagada de riesgos e incertidumbres tanto para los equipos de trabajo como para los empleados. La proximidad de persona a persona es un desafío particular inherente a las salas de conferencias.

En Oficinas IBS nos hemos preparado para brindarle un espacio seguro para sus colaboradores. Contamos con salas de conferencias equipadas con las mejores tecnologías y acceso a nuevas comodidades que abren nuevas puertas creativas a lo que presenta y cómo presenta algo.

Buscamos brindarles un espacio seguro en estos tiempos de contingencia para que puedan llevar a cabo sus conferencias presenciales de manera segura y los asistentes virtuales puedan conectarse con una gran calidad a través de los servicios de videoconferencia.

Ahora que saben cómo proteger a sus empleados al alquilar una sala de reunión fuera de sus oficinas, comuníquense con nuestros asesores vía telefónica al (55) 5293 9300 o escribanos al correo electrónico contacto@oficinasibs.com.mx o WhatsApp al +52 (55) 5293 9300. Contamos con salas de juntas y centro de negocios en Insurgentes Sur, Santa Fe, Tecamachalco, Polanco Masaryk, Condesa, Paseo Reforma, Monterrey, N. L. y Querétaro.