El sueño de miles de trabajadores que día a día se levantan temprano y se preparan para el ajetreo que implica el traslado para la oficina, y viceversa, se ha vuelto realidad gracias a los beneficios de las oficinas virtuales, que nos permiten trabajar desde casa, tal vez en el horario que lo haríamos si estuviéramos en la oficina o, en otros casos, en el horario que tengamos disponible, siempre y cuando lleguemos a cumplir las metas que la empresa nos marque para el día a día.
El trabajo virtual es una de las opciones más buscadas en la actualidad, ya que el término implica que las labores pueden realizarse de forma no presencial, a través de las redes electrónicas en las que se mantiene el contacto por medio de sistemas en la nube, o simplemente a través del teléfono y el correo electrónico. Las personas que buscan opciones de trabajo suelen tener grandes dificultades para acudir a la oficina física, sin embargo, en la actualidad cada vez más empresas optan por este modelo de trabajo, que les permite ahorrar en los costes que implica tener una oficina, pero también aprovechar el talento de trabajadores, aunque no radiquen en la misma ciudad que la empresa matriz.
Muchas personas creen que el trabajo a distancia es una tendencia novedosa, que surgió en las últimas décadas y que se ha favorecido por el uso del Internet y todas las plataformas digitales que encontramos en la actualidad; sin embargo, las primeras actividades virtuales de oficina aparecieron en la década de 1970, con las primeras microcomputadoras y los equipos de comunicación de datos, que eran de bajo costo y ayudaron a que los trabajadores pudieran trabajar desde casa. Esta situación motivó a programadores y profesionistas de muchos sectores laborales a adoptar el mismo modelo con sus trabajadores, ahorrando significativamente en los gastos de su negocio.
Sin embargo, muchas personas dudan de los beneficios del teletrabajo, ya que piensan que un trabajador al que no se vigila, no trabajará adecuadamente, por lo que siguen laborando bajo el modelo tradicional de oficina física, que es muy efectivo también, pero que puede hacernos perder una gran cantidad de dinero debido a la falta de conocimiento de los beneficios de las oficinas virtuales, y no sólo a nivel económico, sino de satisfacción laboral en los trabajadores, de eficacia y rendimiento.
Si has optado por utilizar una oficina virtual y buscas la forma de mejorar la forma de trabajo de tus colaboradores, o si actualmente trabajas a distancia y buscas mejorar tu rendimiento, toma nota:
• Fijar horarios de trabajo
No trabajar desde una oficina no quiere decir que podamos empezar las labores a la hora que se nos antoje; para mantener un orden y darle continuidad al trabajo, se recomienda fijar un horario para el trabajo, lo que también permite fijar el salario mensual, quincenal o semanal y la cantidad de trabajo diario a realizar.
Podemos utilizar aplicaciones como un reloj digital para el conteo de horas de trabajo, como en el caso de las oficinas físicas, donde los colaboradores “checan” su entrada, descansos y salidas.
Al trabajador, además se le recomienda bañarse y vestirse antes de comenzar a trabajar; muchos trabajadores freelance afirman que lo mejor de su trabajo es la oportunidad de trabajar en pijama, sin peinarse ni arreglarse, sin embargo en la práctica no es cómodo, pues podemos recibir video llamadas por Skype en cualquier momento, tener reuniones físicas con un cliente o el jefe o puede que llegue el momento en que estemos a disgusto por no habernos bañado ni vestido aún.
La misma recomendación con la comida; comer frente a la comida es poco saludable y puede saturar el espacio de trabajo; lo ideal es concentrarnos para trabajar dentro del horario dispuesto.
• Elegir un espacio para trabajar
Es cierto que como empresa podemos no saber dónde trabaja el empleado o colaborador, sin embargo muchas empresas brindan el equipo de trabajo o la computadora, por lo que se recomienda que el trabajador cuente con un espacio fijo, ya sea una habitación o un escritorio como espacio fijo para el trabajo, ya que tener la laptop sobre la mesa, dejarla en el sillón o trabajar desde la cama es causa de distracciones, incomodidad y falta de orden y concentración.
Elige un lugar fijo para trabajar y mantenlo ordenado, como lo harías en la oficina.
• Definir el medio de trabajo y comunicación
Hoy en día podemos encontrar servicios gratuitos de comunicación para estar en contacto con el empleado, aunque radique en otra ciudad o país; Skype, Google Hangouts e incluso WhatsApp son los más utilizados, pues permiten mantener el contacto y la relación empresa/trabajadores e incluso la interacción entre colaboradores para el trabajo en equipo.
Del mismo modo podemos encontrar sistemas informáticos en nube, como Google Drive, en el que podemos crear archivos en Word, Power Point o Excel y compartirlos en tiempo real, de modo que pueden trabajar varios colaboradores al mismo tiempo, con cambios actualizados de forma automática y control desde la empresa.
Estos sistemas nos permiten saber si realmente el trabajador se encuentra laborando, contactarle en cualquier momento y tener consciencia del avance de su trabajo.
• Mantener el contacto personal con el equipo
Un gran beneficio de las oficinas virtuales, es que podemos adquirir diferentes paquetes, entre ellos la renta de una oficina física o una sala de juntas, donde podemos atender al cliente o realizar juntas periódicas para atender cualquier situación que se presente, o simplemente para presentaciones. Del mismo modo, podemos obtener el servicio de secretaria virtual, donde se reciban llamadas o se programen juntas entre directivos o entre ejecutivos y clientes.
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