En la actualidad, los negocios han sufrido muchos cambios y evolucionan de manera vertiginosa, además de que existen nuevos modelos de negocios y de trabajo. De igual manera la competitividad es cada vez mayor en el mercado, sin importar el ramo al que se dediquen las empresas. Esto ha llevado a que los costos que representa una oficina en las zonas más prestigiosas sean cada vez más elevado, por lo que los empresarios han optado por los modelos de las oficinas virtuales, ya que traen muchos beneficios a los negocios, además de que representan un ahorro significativo para las empresas, tanto en costos como en tiempo.
En México, es cada vez más común que una empresa opte por este modelo de oficinas en lugar de una oficina tradicional, puesto que cubren las necesidades administrativas y de comunicación a costos más asequibles. Sobre todo las pequeñas y medianas empresas, que aun estando en pleno crecimiento, muchas veces no pueden costear una oficina física.
Una oficina virtual tiene funciones muy similares a la de una oficina tradicional, con la diferencia de que la primera no está localizada en el lugar donde llevan a cabos las operaciones principales de sus negocios, sino que es una dirección que sirve como representación de sus negocios, sin que tengan que estar de forma presencial.
Popularmente son muy utilizadas por aquellos que tienen un negocio en casa o en un taller pequeño donde no se puede adaptar una oficina para llevar a cabo las actividades administrativas y del servicio al cliente, así como las empresas que cuentan con sucursales regadas en varias regiones y requieren una dirección unificada. De igual manera, en los últimos años, gracias a la popularización de los trabajos home office, son cada vez más las empresas que ya no cuentan con una oficina física y sólo mantienen una oficina virtual.
Este tipo de oficinas cuentan con una dirección real y un número telefónico donde los clientes pueden encontrarlos. Su función principal es la comunicación por los distintos medios. También son muy ventajosas para los negocios pequeños y aquellos que apenas están comenzando y quieren exhibir un mayor nivel de profesionalismo a través de una oficina ubicada en lugares estratégicos de la ciudad, esto sin tener que pagar altas rentas, comprar mobiliario y pagar los servicios que requiere una oficina física.
Por ende, los costos de las oficinas virtuales son mínimos, además de que le proporcionan a los negocios una dirección en una ubicación de alto nivel y reconocida, tanto por los clientes, como por otras empresas y proveedores; mejorando su imagen y reputación. Este modelo de oficinas funciona de manera óptima para aquellos negocios que realmente no requieren de una oficina fija ni de costosas instalaciones, pero requieren dar una imagen más profesional ante sus clientes, y disponer de un espacio cada cierto tiempo para llevar a cabo reuniones con los clientes, inversionistas e incluso con su mismo personal.
Este concepto no sólo incluye una dirección y un espacio físico que pueden usar por determinado tiempo, también dependiendo el tipo de oficina, es acompañado por otros servicios, como una recepcionista profesional la cual responde las llamadas que pueden redireccionarse a su teléfono, manejo de los correos electrónicos, recepción y envío de correos o mensajes que se presenten de manera personal, sala de videoconferencias, sala de juntas, correo de voz personalizado, recepción de documentos y paquetería, servicios telefónicos y de internet, entre otros.
Gracias a lo anterior, una oficina virtual tiene múltiples beneficios, el más destacable es que brindan una gran impresión a los clientes y proveedores. La primera impresión es la más importante, y con una oficina virtual darán la mejor primera impresión, lo que facilitará los negocios. Además, la dirección les dará un gran prestigio por su localización.
Por otro lado, si llevan a cabo sus negocios desde su hogar, tendrán mayor seguridad y privacidad, puesto que no tendrán que proporcionar la dirección de su hogar, lo que puede representar algún riesgo para ustedes y sus familias; haciendo uso de una oficina virtual, tendrán una dirección diferente a donde se encuentren, y su privacidad y seguridad estarán a salvo.
Otro de los beneficios es la eliminación de costos. Cuando se cuenta con una oficina física, la mayoría de los gastos fijos es por los altos costos que conllevan los servicios, como la renta, el pago de agua y energía eléctrica, el mantenimiento, entre otros. Uno de los mayores beneficios de las oficinas virtuales es que les permiten eliminar la mayoría de estos costos. No tendrán que pagar una renta muy alta ni los servicios que no ocupan. También, si sus trabajadores cuentan con la opción de laborar en el modelo home office, ahorrarán gastos en trasladarse todos los días a la oficina.
Un último beneficio que podemos destacar es que podrán trabajar desde donde sea. En una oficina tradicional tienen que estar la mayoría de los días presentes para realizar su trabajo, pero con una virtual tendrán la comodidad de trabajar en cualquier lugar: desde casa, en un café, mientras viajan en un autobús o en el aeropuerto; sin restricciones o limitaciones.
Las facilidades que ofrecen las oficinas virtuales también fortalecen las relaciones con los clientes y la gestión de los negocios. Aunque también, muchas de las grandes empresas que cuentan con oficinas establecidas las utilizan para que sus empleados o colaboradores de otras ciudades tengan una dirección física en la zona donde laborar, mientras continúan trabajando desde otros puntos.
Para los profesionales que necesitan estar moviendo constantemente por el tipo de negocio con el que cuentan, por ejemplo en de la construcción, pueden sacar provecho de la oficinas virtuales, e incluso muchas empresas que ofrecen el servicio de oficina virtual cuentan con salas de juntas y conferencias en distintos lugares, lo que les permitirá tener en cualquier lugar donde se encuentren un espacio para organizar una reunión con los clientes, demostrando su profesionalismo y servicio de calidad.
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