La renta de oficinas y su organización para más efectividad laboral

La característica más importante del buen diseño de la oficina es funcionalidad. Pero con demasiada frecuencia nuestras oficinas están repletas de tantas máquinas de oficina, equipos, suministros y trozos de papel que nuestras oficinas pequeñas o en el hogar son completamente disfuncionales. ¿Y qué sucede cuando la renta de oficinas continúa en ese caos?

Puedes tener el diseño de oficina más atractivo y actualizado disponible y aún no ser capaz de lograr lo que necesitas hacer a menos que organices tu oficina. ¿Tienes que mover las cosas fuera del camino antes de que puedas sentarte y trabajar? ¿Hay tantos papeles en tu escritorio que están desparramados en el suelo? ¿Necesitas ponerte en contacto con un equipo de búsqueda y rescate para encontrar lo que buscas? Entonces definitivamente es tiempo de enrollar las mangas y organizar tu oficina.

Estos pasos para una renovación de tu oficina te mostrarán cómo organizar tu escritorio y tu espacio de oficina para que tengan un diseño de oficina que tanto puedes apreciar porque te permite de hecho, trabajar.

Puedes quizá pensar que no tienes tiempo para organizar tu oficina, pero si realmente supieras cuánto tiempo te costaría la desorganización, reconsiderarías. Reordenar y mover pilas de vez en cuando no cuenta. Tampoco limpiar tu escritorio, si pasas el desorden a un cubo, o a un cajón del escritorio. Un espacio de oficina relativamente limpio y ordenado despeja el camino para una mayor productividad y menos tiempo perdido.

La organización de tu oficina no tiene que tomar días, se puede hacer poco a la vez. De hecho mantener una oficina organizada es mucho más eficaz si lo tratas como un proyecto en curso, en lugar de un ataque masivo. Por lo tanto, si estás listo para empezar, los siguientes consejos te ayudarán a transformar tu oficina en un espacio de trabajo eficiente.

Despeja los caminos

¿Hay obstáculos de mobiliario en el diseño de tu oficina? Debes moverlos o quitarlos por completo. Tienes que ser capaz de caminar alrededor de tu espacio. Si tienes una mesa justo al medio de tu espacio, probablemente tomas dos o tres segundos de más en rodearla. Lo mejor que puedes hacer es simplemente despedirte.

Purga tu oficina

Quita el desorden, vacía, destroza, deshazte de todo lo que no necesitas o quieres. Mira alrededor. ¿Qué no has usado en un tiempo? Trabaja en un área a la vez. Si el objeto no funciona, envíalo a reparación o tíralo. Si no los ha utilizado en meses y no puede pensar en cuando realmente lo necesitas, se va. Esto se aplica a los muebles, equipos, suministros, etcétera. No te olvides de las plantas (reales o artificiales), y la decoración – si están cubiertos de polvo y hacen que tu oficina se vea en mal estado, son juego justo. Reúne y redistribuye. Recolecta cada artículo que se encuentra donde no pertenece y ponlo donde es su lugar.

Quita “eso” que no va

Observa allí ahora. ¿No se ve bien tu oficina? ¡Una pieza principal del diseño de la oficina está estorbando! Ahora la parte difícil. Comienza a organizar tu oficina mirando tu escritorio de la oficina y decide qué tiene que estar allí. Tu computadora, obviamente. Ponlo de nuevo. Tu teléfono, definitivamente. Devuélvelo también. ¿Pero qué más? Mira todas las otras cosas que has sacado de tu escritorio y pregúntate: ¿Tiene que estar en mi escritorio de la oficina?. Si no es algo que usas todos los días para hacer tu trabajo más fácil, no lo hace y es tiempo para encontrar otro lugar para él. ¿La pila de papeles con los que has estado tratando? Trata ya con ellos y archívalos. El pedazo de dona que comiste de la semana pasada. ¡Ugh! Ya sabes qué hacer con eso …

Utiliza bandejas para organizar tu escritorio y tus cajones

Los almacenes de la oficina y los minoristas de la cadena tienen todas las clases de bandejas de plásticos, incluyendo los que se diseñan para caber perfectamente en un cajón del escritorio. Úsalos para tener tus suministros de oficina organizados. Ahora todas esas plumas sueltas, clips de papel y tachuelas de pulgar tienen un lugar a donde ir – y cuando quieras uno, podrás encontrarlo. Para organizar mejor tu escritorio, las bandejas de apilamiento son ideales para tu bandeja de entrada y bandeja de salida. Te ayudarán a mantener tu escritorio de la renta de oficinas, limpio y ahorrar espacio. Actualiza tu equipo ¿Qué máquinas de oficina están disminuyendo su velocidad u obstaculizando el diseño de tu oficina? ¿Tu computadora necesita una actualización de memoria o disco duro? Tal vez es hora de deshacerte de tu impresora antigua, fax y escáner e invertir en una impresora multifunción. O el tiempo para actualizar el teléfono de tono de tono primitivo a un teléfono con altavoz. Aumenta la funcionalidad del diseño de tu oficina y haz más espacio de trabajo disponible.

Obtén una buena etiquetadora

Elige un fabricante de etiquetas que sea fácil de usar. Tómate tu tiempo para etiquetar estanterías, cajones. No sólo te recordará a dónde van las cosas, sino que también ayudará a otros que pueden tener la necesidad de encontrar, usar o guardar cualquier cosa en tu espacio de trabajo.

Revisa tu sistema de archivos – A medida que avanzamos hacia la era digital, la necesidad de almacenar archivos de papel ha disminuido. ¿Qué puedes almacenar digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que puedas eliminar algunos de los archivos y carpetas que has utilizado en el pasado. Si almacenas archivos en tu computadora, asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas. Algunas sugerencias rápidas para crear un sistema de presentación sutil:

Crea una carpeta de reunión – Pon todos los «artículos para ser discutido» adentro allí junto con los artículos que necesitan ser entregados, los informes que necesitan ser dados, etcétera. Esto te ayudará a estar preparado para las reuniones y ahorrarte tiempo de tensión en una reunión.

Sácalo de tu escritorio. Limpia aún más espacio de trabajo y organiza tu oficina dando algunos de tus elementos esenciales de oficina a tu propio espacio separado. Por ejemplo, tu impresora o copiadora multifunción no debe estar en tu escritorio. Invertir en un soporte de impresora te mantendrá dentro de una distancia útil, libre más de ese valioso escritorio de bienes raíces, y te dará un poco más de espacio de almacenamiento de la estantería para accesorios como el papel de la impresora. ¿Tienes un pequeño escritorio y necesitas aún más espacio? Una mesa ocasional colocada al lado de tu escritorio agregará un toque elegante a tu diseño de la oficina y servirá como un área de trabajo adicional (asegúrate de seleccionar uno de la altura correcta para que puedas trabajar sin tener que estar incómodo.) ¿Está tu escritorio lleno de libros o manuales? Invierte en una estantería de libros, independiente o integrada. Te sorprenderás de cuánto más espacio tienes para trabajar en cuando acabas de mover algunos libros de tu escritorio.

¿De qué otra manera puedes mejorar el diseño de tu oficina y organizar tu oficina para tener un espacio de trabajo atractivo y funcional?

Da a tus ojos algo atractivo para descansar

Siéntate frente a tu computadora con las manos en el teclado y mira lejos del monitor, barriendo 90 grados (o tanto como puedas examinar cómodamente sin estirar el cuello). Recomendamos mirar lejos de la pantalla de la computadora cada pocos minutos y enfocar tus ojos en objetos más distantes para ayudar a combatir la fatiga ocular. Pero ¿hay algo atractivo en tu rango de visión? Si no, agrega algo digno de mirar a tu diseño de la oficina, tal como una pintura, una impresión o un cartel por el que tengas gusto. Si el espacio lo permite y las condiciones son correctas, una planta viva que florece puede hacer maravillas para vestir un espacio de la oficina, sólo recuerda que si estorba, no es necesaria.

¿Presionado por el espacio de tu renta de oficinas? Pon una pizarra pequeña y utilízala para fijar las cosas que te hacen feliz, tales como fotos de la familia y de los amigos, dibujos de tus niños, o incluso un calendario colorido.

Ajusta el diseño de tu oficina según sea necesario, moviendo los artículos o equipos que necesitas más fácilmente. No deberías tener que levantarte y dejar tu escritorio para grapar algo, por ejemplo. Toma nota de lo que no utiliza, también. Si no lo usas mucho, la regla de organización de tu oficina es que debe ser almacenado más lejos.

Comprueba tus necesidades de almacenamiento

Las oficinas pequeñas y domésticas parecen producir más papel que cualquier otra cosa. Y una gran cantidad de cosas que desordenan nuestras oficinas es sólo cosas que están existiendo porque no hay otro lugar para decirlo. Organiza tu oficina consiguiendo otro archivador si lo necesitas o agregando un armario. Entonces tendrás un lugar para ponerlo y mantener tu diseño de oficina organizado será más fácil.

Establece un centro de reciclaje

Papel, cartón, vidrio, botellas de plástico y recipientes para bebidas (la mayor parte del material que desechamos en la renta de oficinas es reciclable). Haz que sea fácil para la gente hacer lo correcto y elimina el desorden de su oficina mediante la creación de un pequeño centro de reciclaje con etiquetas (¿recuerdas el etiquetador?), en o cerca de tu oficina.