Las mejores herramientas tecnológicas para optimizar una oficina virtual

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oficina virtual

Estamos viviendo en la era virtual donde gran parte de las interacciones que hacemos en la cotidianidad se realizan a través de una computadora o celular. Este nuevo panorama virtual ha venido creciendo exponencialmente de unos 30 años para acá, con los constantes avances tecnológicos.

Uno de los ámbitos que se están viendo altamente influenciados por la tecnología y la virtualidad es el laboral y el ejemplo perfecto de este fenómeno son las llamadas oficinas virtuales. Estas oficinas son un nuevo concepto de trabajo donde las partes integrantes de una empresa trabajan y se comunican desde una computadora donde sea que se encuentren.

Esta nueva modalidad ha ganado gran popularidad debido a las ventajas que presenta frente a la manera tradicional de trabajar. Sin embargo, uno podría pensar que, al no estar trabajando de manera presencial con el equipo, los procesos y la comunicación dentro de la empresa podrían entorpecerse, pero gracias a la innovación en herramientas digitales laborales, esto ya no es un problema sino una ventaja.

En este blog explicaremos algunas de las mejores herramientas digitales de trabajo disponibles para mejorar los procesos y operaciones dentro de una oficina virtual.

Herramientas para comunicación y colaboración

  1. Zoom: Esta es probablemente la plataforma de videoconferencias que ganó más popularidad a partir de la pandemia que azotó al mundo en el año 2020. Esta plataforma permite crear reuniones virtuales de varias personas con una buena calidad de video, funciones de compartir pantalla y posibilidad para grabar las reuniones.
  2. Microsoft Teams: Esta es una herramienta que viene integrada en el paquete de Microsoft 365. Esta plataforma ofrece salas de chat, videoconferencias, almacenamiento de archivos en la nube y la posibilidad de colaborar en documentos en tiempo real.
  3. Slack: Esta plataforma está especialmente diseñada para facilitar los procesos de comunicación en entornos laborales. Permite la mensajería en tiempo real a través de canales temáticos, también se puede compartir archivos y mantener conversaciones organizadas.

Herramientas para gestión de proyectos

  1. Trello: Esta es una gran plataforma muy completa diseñada para la organización virtual de tareas a través de tarjetas, tableros y plantillas. Aquí podrás visualizar las tareas que se tienen que realizar, las que se están realizando y las que ya se realizaron, quién está a cargo de cada tarea y comentar al respecto. Es una plataforma muy intuitiva y adaptable a diferentes flujos de trabajo.
  2. Asana: Es una plataforma ideal para equipos que necesitan una gestión de proyectos más detallada. Aquí podrás estar al tanto de todo lo que hace tu equipo, asignar tareas, establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso a través de un cronograma fácil de programar y de ajustar desde la plataforma.
  3. com: Es un sistema operativo de trabajo permite a las empresas crear sus propias aplicaciones y software de administración de proyectos. Con esta versátil plataforma podrás crear flujos de trabajo personalizados de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

Herramientas para compartir documentos y almacenamiento

  1. Google Workspace: Este es un servicio de Google que anteriormente se conocía como G Suite, y que proporciona diversas soluciones empresariales a través de herramientas como Google Drive, Docs, Sheets y Slides para crear, editar y almacenar documentos en la nube de manera colaborativa, todo en un mismo lugar.
  2. Dropbox: Esta plataforma permite compartir y almacenar archivos en la nube, con opciones para colaborar en documentos y sincronizar carpetas en diferentes dispositivos. Además, permite copias de seguridad y firma electrónica. Prueba usar la versión empresarial de Dropbox.

Herramientas de comunicación visual

  1. Canva: Esta es una de las herramientas de diseño gráfico más utilizadas para la creación de gráficos, presentaciones y contenido visual atractivo para comunicaciones internas y externas. Su interfaz es muy intuitiva y permite de manera gratuita crear una gran variedad de diseños.
  2. Miro: Anteriormente conocida como RealtimeBoard, esta plataforma es ideal para sesiones de lluvia de ideas y colaboración visual en tiempo real. Permite crear diagramas, mapas mentales y tableros interactivos donde todos los integrantes del equipo podrán ajustar y modificar la información en tiempo real.

Herramientas de gestión de tiempo y productividad

  1. Todoist: Esta es la aplicación ideal para gestión de tareas que te puede ayudar a organizar y priorizar actividades. Todoist no solo te ayuda a gestionar tus tareas, sino que brinda metodologías para completarlas, permite establecer recordatorios y crear listas personalizadas.
  2. RescueTime: Esta herramienta es un software de seguimiento de datos diseñado para ser tu asistente de productividad. Este software realiza un seguimiento de cómo utilizas el tiempo en línea y proporciona informes detallados para identificar patrones y ayudarte a mantenerte enfocado en tus prioridades laborales.

Herramientas de gestión financiera

  1. QuickBooks: Esta herramienta es un software de contabilidad diseñado para simplificar las operaciones relacionadas con contabilidad y la gestión financiera en línea dentro de las empresas. Con QuickBooks podrás facturar en pocos clics, controlar tus gastos y tener todos los datos a la mano
  2. FreshBooks: Esta es otra herramienta de contabilidad, pero este software está específicamente diseñado para pequeñas y medianas empresas. FreshBooks facilita la facturación, seguimiento del tiempo y gastos desde tu computadora o celular.

En conclusión, existe una gran cantidad y variedad de herramientas digitales para diferentes tareas empresariales, y una oficina virtual efectiva se puede ver altamente beneficiada mediante el uso de las herramientas tecnológicas que elijas para gestionar la comunicación, colaboración, gestión de proyectos y más. La combinación correcta de estas herramientas puede aumentar la productividad, la eficiencia y la cohesión en equipos de oficinas virtuales.

Si estás considerando la opción de una oficina virtual, asegúrate de explorar estas opciones y evaluar las herramientas digitales que se adaptan mejor a las necesidades de tu empresa. La inversión en estas herramientas puede marcar la diferencia en el éxito de tu operación virtual.

Oficinas virtuales en CDMX

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