9 Consejos para hacer productiva una oficina virtual

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Les damos la bienvenida a esta nueva entrada de blog de Oficinas IBS, en donde les diremos de qué manera volver más productiva la labor en una oficina virtual que también puede conocerse como oficinas remotas, sobre todo si se trabaja de esta manera, ya sea en equipo o de forma individual, ya que muchos emprendedores y profesionistas han optado por este nuevo método de trabajo.

Las oficinas virtuales tienen sus ventajas, sin embargo es menester estar muy bien organizado para que sean productivas; la clave para hacerlo bien es utilizar una serie de herramientas diferentes que reproducen las diversas formas en que funciona una oficina convencional. Para aquellos que no están acostumbrados a trabajar en el hogar, la logística puede ser confusa, asimismo existen algunos trucos que los trabajadores remotos acumulan solo después de años de experiencia. Ciertamente, de esta manera faltarán algunos elementos, como la energía que obtenemos de los compañeros de trabajo y las colaboraciones espontáneas que surgen de las charlas en los pasillos.

Es por eso que las siguientes técnicas y herramientas ayudarán a compensar los inconvenientes trabajar con una oficina remota.

  1. Tener reuniones regulares y puntuales. Estas son esenciales para estructurar los días de trabajo; asegúrense de que todos comiencen la reunión a tiempo, pues incluso un retraso de diez minutos puede ser irritante para las personas que esperan en la línea, lo cual se suma a la pérdida de productividad, y dado que el reloj de su computadora se reinicia automáticamente a una señal horaria a través de Internet, no hay excusa para la impuntualidad.
  2. Usen audio y video para sus reuniones. Ver las caras de las personas mientras hablan hace que la comunicación sea mucho más sencillo, ya que pueden ver quién quiere hablar, quién no y cómo las personas reaccionan entre sí, así como muchas otras señales vitales; es importante un ancho de banda amplio para que no se produzcan fallas durante las transmisiones. Eviten sobre todo el uso de correos electrónicos, pues son fuente de demoras en los procesos de producción. En IBS encontrarán una plataforma y oficina virtual que integra programas de audio y video para que se puedan mantener en contacto con el resto del equipo de trabajo.
  3. Usen servicios de mensajería instantánea. Mantener una ventana de mensajería instantánea abierta en su computadora puede parecer una forma de distracción, más si se usa correctamente resultará el mejor sustituto para las charlas presenciales, de hecho, es incluso mejor que estar todos en una misma habitación. La mensajería instantánea, al igual que los mensajes de texto, ocupa el punto medio perfecto entre enviar a las personas un correo electrónico e ir a charlar presencialmente o llamarlas por teléfono (lo que puede causar mayor distracción).
  4. Herramientas extra para usar. Además de la plataforma que en IBS podrán encontrar, también pueden usar varias aplicaciones extra que pueden interactuar con otros servicios de chat. Si se puede utilicen también redes sociales como Facebook, Twitter, Google + y Linkedin, los cuales mejorarán la productividad del equipo.
  5. Compartir documentos. Elaboren una estructura de carpetas compartidas y asegúrense de que todos sepan cómo usarla correctamente, aprendan a configurar permisos de lectura y edición y desarrollen un sistema para hacer exclusivo el acceso. Para ello pueden utilizar diferentes herramientas para diferentes tipos de documentos. Servicios como Dropbox son buenos para compartir documentos que no necesitan actualizarse mucho, pero que todos deben tener a la mano, como los informes mensuales. Google Drive, antes Google Docs, es también útil para los documentos en los que varias personas tienen que colaborar.
  6. Compartan enlaces e ideas. Si están en un negocio que depende de la web, es posible que necesiten un espacio para compartir enlaces con sus compañeros de trabajo entre otras cosas que consideran que deberían tener en cuenta. El correo electrónico es bastante malo para esto, por ello lo mejor es darles su propio espacio especial a esta actividad. Para esto podemos encontrar en internet las herramientas suficientes para mandar de forma óptima enlaces de interés para el equipo en general, la clave principal se encuentra en la comunicación.
  7. Si trabajan desde casa, no omitan la disposición de un número de teléfono de oficina. En lugar de utilizar su número de teléfono celular para el trabajo, consideren la ayuda de personal de recepción como el que en los corporativos de renta se encuentran a su alcance. Esto aplica no tanto para el equipo, el cual puede conectarse por diversos métodos, sino para los clientes potenciales y activos, pero también para mantenerlos visibles en tarjetas de presentación y publicidad en general.
  8. Creen un espacio de trabajo exclusivo. Trabajar desde casa puede parecer una oportunidad perfecta para relajarse y trabajar en pijama, pero pensar de esa manera puede en realidad hacerlos menos productivos. En casa, es incluso más importante que en una oficina crear una rutina para reforzar psicológicamente el hecho de que se está en el trabajo, pueden pensar que una oficina hogareña no es una opción, pero en realidad la simple creación de un espacio, incluso un rincón de la mesa en la cocina que no esté dedicado a nada más que el trabajo puede ayudarles a mantenerse enfocados. Mantener horas regulares es importante para separar su hogar de su vida laboral, tanto como lo es para mantenerlos enfocados incluso cuando hay distracciones domésticas.
  9. Establecer límites. Cuando se trabaja desde casa, los miembros de la familia y los compañeros de habitación tal vez no piensen que realmente están trabajando, o quizás le pidan que haga cosas simplemente porque están cerca. Es importante aclarar que trabajar en casa no es diferente de trabajar en una oficina: estén o no presentes, no están disponibles en horas de trabajo.

Con los tips que hemos señalados, les garantizamos que podrán operar sus oficinas remotas y virtuales de la mejor manera, para que junto con su equipo de trabajo no bajen la productividad.

En Oficinas IBS contamos con la oficina virtual que están buscando para comenzar o mejorar su negocio, no olviden contactarnos si buscan la mejor opción.