Las reuniones en salas de juntas son una pieza fundamental de la colaboración y la comunicación cuando se administran proyectos, y las partes interesadas deben participar para que las reuniones sean fructíferas. Para lograr estos objetivos, a continuación, les comentaremos algunas estrategias para aumentar el compromiso de los interesados.
- Mantener las reuniones a menos de 50 minutos
Esto no significa que todas las reuniones deban ser de 50 minutos, pueden ser más cortas y, siempre que sea posible, deben permitir que todos usen y administren su tiempo de la mejor manera. Al programar una reunión, asuman que todas las partes interesadas tienen más trabajo que hacer y menos tiempo disponible. Aunque en el caso en el que deban durar más, traten de fraccionar la reunión en varias sesiones y realícenlas en espacios cómodos y con todos los servicios, como una sala de juntas de un centro de negocios.
Es posible que muchos interesados se sorprendan gratamente al ver una invitación a una reunión durante 45, 30 o 20 minutos en comparación con una reunión de una hora. Además, asegúrense de enviar una agenda con mucha antelación que informe acerca del propósito de la reunión y lo que se cubrirá.
- Invitar solo a quienes necesitan estar presentes
Sin importar qué tan grande pueda ser un proyecto, no todas las reuniones requieren que todas las partes interesadas estén presentes. Hay ocasiones en que tiene sentido invitar solo a quienes tienen algo relevante para aportar y enviar actas de la reunión a los demás para mantenerlos informados. Al hacer esto, mostrarán respeto por el tiempo de todos.
- Abran cada reunión con una actividad divertida o interesante
Muchas personas que entran a una reunión anticipan que se aburrirán en cierta medida. Pueden hacer que las reuniones sean interesantes al abrir con una actividad divertida que implique su participación. Al abrir una reunión de esta manera, ayudan a establecer y mantener una conexión que no se siente como trabajo, y aún más los miembros del equipo se unen con los objetivos del proyecto.
Y es que la apertura de reuniones con una actividad puede crear una sensación de entusiasmo o interés en futuras reuniones. De este modo, todos pueden obtener un sentido de disfrute, humor o un mayor grado de interés, por lo que es probable que se involucren más en las reuniones actuales y futuras.
- Hablar menos, escuchar más
Como gerentes de proyectos, ustedes son facilitadores, lo que significa que deben guiar y alentar la discusión entre las partes interesadas, en lugar de que pasen toda una reunión escuchándolos hablar. Después de todo, esta es la razón por la que han sido invitados a una reunión. Su asistencia no es suficiente: su participación, conocimiento y experiencia son vitales para el éxito. Es probable que el resultado sea que se pregunten por qué fue necesaria su asistencia, si no estuvieron implicados en las discusiones.
Sigan estas estrategias para lograr tener las mejores reuniones empresariales y recuerden que el espacio es tan importante como la organización. Por ello, los invitamos a comunicarse a Oficinas IBS, donde les ofrecemos los mejores lugares de salas de juntas para que lleven a cabo reuniones en los principales puntos de la CDMX. Para conocer nuestras instalaciones y demás servicios, como las oficinas virtuales, los invitamos a comunicarse con nosotros a los teléfonos: (01) 800 700 9393 y (55) 5293 9300.
