Una oficina virtual es un servicio para empresas que ofrece una dirección comercial y servicios de recepción y gestión de correspondencia, sin la necesidad de tener un espacio físico de oficina. Es una solución para empresas que desean tener una presencia comercial sin los altos costos de un espacio de oficina tradicional. Los servicios de una oficina virtual también pueden incluir una línea telefónica dedicada, servicios de secretaría y salas de reuniones para uso temporal.
En el mundo actual, con el aumento en popularidad de las oficinas virtuales, cada vez es más común que las empresas trabajen con equipos de trabajo igualmente virtuales. La tecnología moderna ha hecho que sea posible trabajar con personas de todo el mundo sin tener que estar en la misma ubicación física. Sin embargo, administrar un equipo virtual puede ser un desafío si no se sabe cómo hacerlo correctamente. En este blog, discutiremos algunos consejos para contratar y administrar un equipo de trabajo virtual exitoso.
Contratación
Busca habilidades específicas
Al contratar para un equipo virtual, es importante buscar habilidades específicas que se ajusten a las necesidades de la empresa. Asegúrate de buscar candidatos que tengan experiencia trabajando de forma remota y que tengan las habilidades necesarias para trabajar de manera autónoma.
Comunica claramente las expectativas
Al entrevistar a los candidatos, asegúrate de comunicar claramente las expectativas del trabajo. Esto incluye detalles como las horas de trabajo, la frecuencia de las reuniones, la comunicación y los plazos. Asegúrate de que los candidatos comprendan lo que se espera de ellos antes de contratarlos.
Realiza entrevistas en línea
Dado que los miembros del equipo estarán trabajando de forma remota, es importante que las entrevistas también se realicen en línea a través de alguna plataforma para reuniones. Esto permitirá que tanto el candidato como el empleador se sientan cómodos con la comunicación virtual y ayudará a determinar si el candidato es capaz de trabajar de forma remota y si cumple con las expectativas requeridas.
Administración
Establece una comunicación clara
La comunicación es clave para la administración de cualquier empresa, y especialmente de un equipo virtual. Ya que en una oficina virtual cada empleado trabaja de manera remota, pueden surgir malentendidos respecto a las tareas de cada parte pues no hay un supervisor presente para aclarar dudas todo el tiempo. Sin embargo, hay maneras de crear canales de comunicación constante de manera virtual. Asegúrate de establecer canales de comunicación y horarios de disponibilidad claros para que los miembros del equipo puedan comunicarse de manera efectiva. Esto puede incluir el uso de aplicaciones de mensajería instantánea, correo electrónico, videoconferencias y llamadas telefónicas.
Programa reuniones regulares
Aunque los miembros del equipo estarán trabajando de forma remota y no se cuente con salas de juntas presenciales, es importante programar reuniones virtuales regulares para mantener actualizado a todo el equipo sobre el progreso del proyecto y discutir cualquier problema o desafío. Esto ayudará a mantener a todos en la misma página y asegurarse de que el proyecto avance de manera cohesiva y efectiva.
Utiliza herramientas de colaboración en línea
Existen muchas herramientas de colaboración en línea que pueden ayudar a administrar un equipo virtual. Desde aplicaciones de gestión de proyectos hasta herramientas de edición de documentos en tiempo real, hoy en día existen varias herramientas que pueden ayudar a mantener a todos en la misma página y asegurarse de que el trabajo se realice de manera efectiva y conjunta. Creando así una sensación de oficina real, pero desde casa.
Mantén una cultura de equipo
Aunque los miembros del equipo estarán trabajando de forma remota, es importante mantener una cultura de equipo. Generar conexiones menos impersonales con las personas que trabajan ayudará a que la comunicación fluya con mayor facilidad. Esto puede incluir actividades sociales en línea, como chats informales o juegos en línea que generan una interacción más allá de los límites de una oficina virtual ya que promueven el trabajo en equipo de manera entretenida. También es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo se sientan incluidos y valorados.
Una oficina virtual trae grandes ventajas de todo tipo para las empresas, pero cuando no se cuenta con un espacio de oficina físico, contratar y administrar un equipo de trabajo puede parecer un desafío. Sin embargo, con los consejos adecuados, puede ser una experiencia exitosa y gratificante. Al buscar habilidades específicas, comunicar claramente las expectativas y establecer una comunicación clara, se pueden construir equipos virtuales altamente efectivos que pueden trabajar desde cualquier parte del mundo.
Además, programar reuniones regulares, utilizar herramientas de colaboración en línea y mantener una cultura de equipo pueden ayudar a mantener a todos en la misma página y asegurarse de que el trabajo se realice de manera efectiva. Con estos consejos, podrás administrar un equipo virtual exitoso y llevar tu empresa al éxito en un mundo cada vez más digital.
Si tienes alguna duda o requieres información adicional acerca del servicio de oficina virtual¸ ponte en contacto con nosotros. En Oficinas IBS tenemos más de 15 años de experiencia y nos enorgullecemos de ser una empresa mexicana dedicada a proveer soluciones integrales e inteligentes para negocios que buscan un rápido y sólido crecimiento. Para dudas y aclaraciones o si requieres contratar alguno de los servicios que ofrecemos no dudes en llamar al 55 5293 9300 o al 800 700 9393 o si lo prefieres contáctanos por correo electrónico a contacto@oficinasibs.com.mx.
