Alquilar salas de juntas puede parecer sencillo, pero es común pasar por alto cosas que podrían costarles tanto dinero como tiempo y eficacia en sus juntas durante y después de que finalice su evento. Por ello, en esta ocasión les comentaremos algunos puntos clave que deben considerar antes de alquilar salas de reuniones.
Ambiente del espacio
No todas las salas de reuniones son iguales y tampoco lo son los tipos de reuniones que organizarán. Algunos pueden ser entrenamientos, para firmar contratos o reuniones de equipo de trabajo o inversionistas. Lo ideal es que elijan un espacio para reuniones que complemente la naturaleza de su reunión. No sacrifique el ambiente y las comodidades para ahorrar dinero.
Es posible que deban considerar un espacio flexible para reuniones con catering, la tecnología adecuada para respaldarla y deben tener en cuenta el tamaño de la sala y las opciones de iluminación para que coincida con el objetivo de sus espacios. En algunas ocasiones necesitarán de servicios de centro de negocios para algunos clientes o inversionistas, sobre todo si su evento durará varios días.
Ofertas de instalaciones
Al buscar un espacio para reuniones, necesitan saber qué le brindarán. Algunas cosas básicas que puede necesitar en el espacio de su sala de reuniones son: WiFi confiable para eventos, impresoras o capacidades de videoconferencia. De acuerdo con lo que requiera la reunión, podrían informar los otros tipos de equipos que necesitará.
El soporte en el lugar es otro factor por considerar antes de elegir el alquiler de su espacio para reuniones. Lo último que necesita es que la tecnología falle en la mitad de la reunión sin ningún tipo de soporte disponible. Determinen qué tipo de soporte se incluye con el alquiler de su reunión antes de seleccionar un lugar.
Conveniencia y accesibilidad
Cada alquiler de espacio para reuniones no siempre estará en el lugar más conveniente, pero una práctica recomendada es tener siempre en mente a los asistentes al seleccionar la sala de reuniones. Idealmente, hay muy pocos viajes involucrados para llegar a la reunión o evento.
Si es necesario viajar, háganlo lo más fácil y eficiente posible. Consideren si hay estacionamiento en el lugar y la disponibilidad de transporte público. Si bien podría ser más barato elegir un lugar de reunión que esté un poco lejos, podría ser un inconveniente para sus asistentes.
Tengan en cuenta estos puntos para que su evento sea todo un éxito y puedan ahorrar dinero y evitar cualquier tipo de inconveniente durante sus eventos. En Oficinas IBS podrán encontrar una sala de junta siempre cerca de ustedes. Contamos con sucursales en los principales puntos de la Ciudad de México y Área Metropolitana, con servicio de renta de oficinas ejecutivas, virtuales y salas de juntas.
