En la actualidad la tecnología ha abierto un camino nuevo para que todas las empresas puedan expandirse y tener herramientas que hagan más prácticas sus funciones, sin importar si éstas ya llevan varios años colocándose en el mercado o si se trata del proyecto de un emprendedor (una pequeña y mediana empresa), así como el ramo y el público hacia el que están enfocadas.
Nos referimos a los avances y el aprovechamiento que se le ha dado en el ámbito empresarial a las cientos de ventajas del internet, por ejemplo: la facilidad de comunicación mediante un correo electrónico o un mensajero, las redes sociales, las aplicaciones, las posibilidades de trabajo y profesionalismo las cuales se renuevan constantemente debido a los nuevos modelos informáticos o de teléfonos inteligentes que aparecen periódicamente. La integración de estas tecnologías han revolucionado la forma de trabajar y lo han hecho de una manera impactante si se piensa en el concepto de oficina que había hace tan solo dos décadas. De forma gradual y conforme progrese la tecnología éstas serán desplazadas y le abrirán el camino a las oficinas virtuales.
Pero, ¿qué son esta clase de oficinas y cómo se pueden describir correctamente? Para empezar, podemos decir que forman parte de un proceso de renovación que de aceptarse, si bien no es una garantía de éxito (puesto que el éxito de una empresa depende de sus estrategias comerciales, inversiones, publicidad, etcétera), sí brindará herramientas muy efectivas para su crecimiento; el problema es que de no integrarse a esta renovación, nuestra empresa empezará a verse en desventaja frente a otras que sí aprovechan todos los recursos que tienen a la mano.
Pero para empezar a hacernos una idea, este tipo de oficinas virtuales funcionan mediante los recursos que brindan la tecnología e internet, por lo que tal vez a más de una persona le cueste un poco de trabajo adaptarse a la idea de contar con su propia oficina sin que su espacio físico sea fijo o inclusive, sin que se requiera exclusivamente de un espacio físico. Basta con meditar un minuto sobre cómo han funcionado todas las empresas y oficinas durante los últimos cuarenta o cincuenta años para darnos cuenta que las herramientas tecnológicas abrirán, y ya lo están haciendo, un mundo laboral completamente diferente al que se ha conocido. La plataforma que representa internet también puede ser de mucha ayuda si lo que se quiere es arrancar con pocos recursos, ya sea que un proyecto empresarial esté en un periodo inicial o que sea una empresa ya establecida que no pueda correr el riesgo de instalarse de forma fija en otro estado o país, pero que necesita realizar operaciones desde dicha área.
Buenos ejemplos de sectores comerciales en los que se ha vuelto visible dicho modelo de oficinas virtuales son las productoras cinematográficas, así como los despachos de publicidad y los representantes de proyectos más grandes. Pero se trata solo de tres ejemplos que por circunstancias particulares se han adaptado de forma más rápida a dicho modelo, aunque existen muchos ramos más que se han adaptado y le han sacado jugo a este valioso y cada vez más importante modelo.
Para describir un poco más a este grupo en el que están cientos de empresas de los ramos más diversos, empezaremos por nombrar factores determinantes: si un emprendedor inició su proyecto en la capital del país, pero requiere crecer e impactar comercialmente en otros estados, este modelo de oficina le ayudará a determinar una solución práctica y ágil. Otro detalle importante es que se puede lograr la expansión comercial sin la molesta necesidad (la cual retrasa y estanca a más de un proyecto en el proceso), de invertir en la renta o adquisición de un inmueble (y todos los gastos paralelos que esto implica: contratar, pagar una nómina de empleados, equipar las oficinas, montar los servicios básicos, etcétera). Hay, además, un tercer factor implícito, casi básico, pero muy importante: en el caso de las oficinas virtuales no se está ante la incertidumbre de perder una suma notoria de dinero como se estaría en el caso de invertir en un inmueble si el proyecto no logra retribuir el dinero que se le dedicó o impacta de una forma pobre en el público.
Cuando hablamos de cuidar el patrimonio empresarial o personal, vamos un poco más allá de los gastos que podrían surgir al no aprovechar las herramientas de un modelo virtual. Nos referimos también a las ventajas que una empresa con sedes virtuales representa frente a otra que no las tiene: la primera se vuelve, por supuesto, mucho más rentable. En otras palabras, las demás empresas con las que compite deben buscar nuevas estrategias para poder alcanzarla.
La tecnología, como bien decíamos unas líneas arriba en este contenido, ha logrado acortar las distancias y barreras de comunicación, algo que en otro tiempo hubiese sido imposible siquiera imaginar. Hoy, la facilidad para trabajar, contactar a nuestra gente de respaldo, empleados y público es más fácil que antes. Además de que las oficinas virtuales nos ofrecen, por ejemplo, la oportunidad de salir de viaje, ya sea por motivos personales, descanso o realizar alguna estrategia a favor de nuestra empresa, sin que por ello las operaciones de trabajo, juntas o envíos de correos deban frenarse. Solo se requiere estar conectado a internet y al teléfono, así como contar con una computadora que nos permita realizar nuestro trabajo.
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