Organizar reuniones y juntas en sus empresas es una ardua tarea, pero que entraña grandes beneficios para sus empresas, de modo que, si lo van a hacer externamente en salas de juntas, obtendrán ventajas adicionales. Para tener una reunión exitosa fuera de la oficina, es necesaria una cuidadosa planificación y delegación. Para ayudarlos, en esta ocasión, les compartiremos algunos consejos de cómo organizarlas para evitar problemas y lograr que todo sea un éxito.
- Planificar y determinar el tipo de reunión
Si ustedes son asistentes personales, asistentes ejecutivos o gerentes, aquí hay algunas cosas que deben establecerse antes de la reunión. Primero, averigüen el propósito; a continuación, determinen el tipo de reunión, ya sea para un grupo de 50 a 100 personas con el orador que habla más, o si va a ser una colaboración entre 20 personas o menos, donde se espera que la mayoría contribuya y exprese su opinión.
- Encontrar la sala de reuniones ideal
La sala de juntas externa tiene un impacto directo en la efectividad de la reunión en sí. Una sala bien diseñada ayuda a fomentar la colaboración y la conversación, y también puede aumentar la creatividad. Sin embargo, puede ocurrir lo contrario si a los asistentes no les gusta la sala o si no se sienten cómodos con ella. Algunos consejos para elegir la mejor son:
- A los asistentes a las reuniones les gustan las salas con una cantidad decente de espacio para moverse cómodamente, como las que se encuentran en un centro de negocios.
- También se prefieren salas con la última tecnología y WiFi de alta velocidad.
- Algunos también prefieren tener opciones de catering disponibles o refrigerios.
- Es importante que cuenten con un gran diseño y muebles ergonómicos. Esto les ayuda a concentrarse y los inspira a colaborar.
La mitad del trabajo se realiza cuando la sala se configura de manera que satisfaga las necesidades de los asistentes. Por ello, vale la pena tomarse el tiempo para encontrar la sala de reuniones ideal.
- Organizar la reunión
Una vez que se haya establecido la ubicación, pueden planificar la reunión. Lo primero que deben hacer aquí es asignar o delegar roles a otros compañeros de trabajo para reuniones grandes. Si solo es una reunión pequeña, pueden confirmar la fecha, la hora y el lugar. A continuación, informen a los asistentes al menos un mes antes de la reunión para darles tiempo para ajustar sus horarios. Por último, asegúrense de preparar todos los materiales necesarios.
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