Las salas de juntas son esas habitaciones donde se llevan a cabo las reuniones de la empresa. Estas pueden ser de administración, reunión de equipo o una presentación de producto para los clientes. Cualquiera que sea el objetivo de la reunión, vamos a compartirte consejos que serán útiles para organizar reuniones exitosas.
Contar con una sala de juntas equipada
El espacio que se utilizará para la reunión debe ser adecuado. Debe estar climatizado para mantener una temperatura agradable, las sillas deben ser ergonómicas y pantallas para proyecciones de presentaciones. En general, las reuniones deben llevarse a cabo en salas que estén equipadas para cumplir con su objetivo.
En el caso de que seas emprendedor y no cuentes con salas de juntas, puedes optar por los espacios de coworking donde puedes alquilar un espacio para llevar a cabo cualquier tipo de reunión. Es recomendable para brindar confianza a clientes y posibles empleados el acceso a una.
Determina previamente el tema de la reunión
Quizás parezca un consejo obvio, sin embargo, hay muchas personas que no determinan los objetivos y temas de la reunión. En principio, se conoce el tema que se tratará durante la reunión, pero no se hace una lista de los puntos a discutir.
Asimismo, los temas a tratar deben organizarse en términos de relevancia, por si algunos requieren más tiempo no interfieran con los que se deben tratar de manera urgente. Por eso, es imprescindible tener un enfoque bien definido, si no hay una gran probabilidad de desaprovechar la reunión.
Planificar intervenciones
Una reunión requiere de la participación de los asistentes, por lo que es importante nombrar a alguien que se encargue de gestionar el tiempo de intervención, o bien puede ser una persona que tenga la responsabilidad de conducir la reunión.
Tomar en cuenta la modalidad de la reunión
Hoy en día es posible llevar a cabo reuniones de manera presencial y a distancia. Lo más habitual es que si trabajas mediante las oficinas virtuales, las reuniones con tu equipo de trabajo sean a través de aplicaciones como zoom, no obstante, aún se debe considerar el lugar al que vas a conducir.
Por suerte, en Oficinas IBS contamos con la posibilidad de llevar a cabo tus reuniones en salas de reuniones presenciales como en línea. Nuestras salas de juntas están equipadas con la plataforma Zoom Rooms para facilitar la realización de juntas presenciales y a distancia con el fin de conectar con los que están lejos y reducir el número de personas que estén reunidas.
¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir salas de reuniones?
En el caso de que no cuentes con una sala de juntas, vamos a compartirte que aspectos tomar en cuenta para su selección. No hay que olvidar que una sala puede afectar directamente con la imagen de tu empresa durante el tiempo que dure la reunión.
Calidad del espacio
De la selección de la sala dependerá la imagen que vas a proyectar de tu empresa, por eso debes prestar atención a la calidad que ofrece la sala que vas a alquilar. Factores clave son la iluminación, tanto natural como artificial, la calidad del mobiliario, los medios audiovisuales que ofrece.
Ubicación y accesibilidad de la sala
Es imprescindible tener en cuenta la ubicación de la sala de reuniones elegida. La ubicación puede influir en la imagen de la empresa. La sala debe estar situada en un punto de fácil acceso y bien comunicado, es decir, debe accederse fácilmente tanto en transporte público como privado. Por ello, te recomendamos que te acerques a Oficinas IBS, ya que contamos con las mejores ubicaciones de renta de oficinas.
Oficinas IBS es un miembro fundador de la Asociación Mexicana de Coworkings y espacios flexibles. Por eso, somos la mejor opción cuando se trata de la renta de oficina virtual y de espacios colaborativos. Creemos que los nuevos espacios de trabajo deben ser flexibles, de ahí que contemos con los servicios necesarios para mejorar la imagen corporativa de empresas que no tienen la infraestructura necesaria.
Asimismo, si necesitas de un domicilio comercial para mejorar tu imagen corporativa, nuestra modalidad de oficina virtual te permite tener un domicilio fiscal y comercial que eleve la percepción de tus clientes; además de brindarle mayor confianza en tus servicios o productos.
Si requieres una cotización vía online y conocer a detalle los servicios que tenemos para ti, envíanos un mail a contacto@oficinasibs.com.mx o llámanos a través de una llamada telefónica al (800) 700 9393 y (55) 5293 9300. Síguenos en nuestras redes sociales para conocer más sobre las últimas tendencias del trabajo flexible.
